我的個人知識管理系統

圖片來源：Midjourney

Intro

我一直都想建立一套專屬於自己的知識管理系統（personal knowledge management system)。

對我來說，一個好的知識管理系統可以讓我達成兩個核心的目標：

1. 向外拓展認知邊界
2. 向內強化自己的處理器

在經過幾年的摸索、嘗試、模仿、學習與思考後，我覺得我已經建構出一套相對成熟與穩固的系統了。這篇文將會作為一個起點，討論：

• 為什麼我要打造一個知識管理系統
• 這個系統是如何運作的？它解決了什麼問題？
• 這套系統該搭配哪些工具？

本篇介紹可以當成一篇「緒論」或者「目錄」，後續我會持續更新內容，也會持續撰寫相關的子議題。

所以歡迎常常回來看看，我期待這篇文章與這個系統能夠隨著時間持續成長，最終帶給自己、也帶給大家收穫。

（小提醒：如果你覺得文章太長，想要看「摘要」版本，我建議不要交給 AI ，你可以直接跳到「小結」這個段落。但我覺得看摘要的效果沒有很好，所以還是期待你能夠看看完整的原文！）

為什麼要打造一個知識管理系統？

我每天都在接觸大量的資訊，這些資訊通常可以分成兩大類：

• 自己無感的
• 自己有感的

若資訊的取得仰賴被動接收推送，那麼可能會有一大部分都是自己無感的資訊，例如廣告、與自己無關的話題、自己看不懂的東西等等。

而另一部分則是自己有感的資訊，這邊的「有感」包含了諸多不同的感受，例如看了覺得有趣、好奇、厲害、生氣、憤怒、難過、緊張、焦慮等等。

會有這些感受，通常是因為這個資訊帶有一些自己原本不知道、沒想過、或完全超出想像的事。

例如，你不會因為聽到有人說「人每天都要呼吸空氣才能生存」而感到新奇，但假設今天有科學研究說「人不用再呼吸空氣了！」可能就會讓你有「好奇」這個感覺，進而想去理解更多。

但這些令自己有感的資訊，大多數都只停留在接觸到的那個當下。

例如，我看了一篇談論 AI 新模型背後技術原理的文章，覺得好像很厲害，好像可以學習一下，但同時我也基於過去的印象覺得「這篇文章好像很難，感覺現在要讀很花時間，之後再看好了」，就決定當下先不要花太多腦力閱讀，先存到某些稍後閱讀工具或者是書籤裡面。

但我們也都知道，一但存進稍後閱讀工具裡面，幾乎就是宣告「不會再讀了」，因為新的資訊襲來的速度太快、頻率太高，若沒有一套流程、一個系統去處理他們，通常大多數的資訊都只會草草在心中留下依稀的印象，很難真的對自己帶來什麼收穫或幫助。

而我想打造的知識管理系統，就是為了解決這樣的困境，期待能夠從幾個面向分頭並進，讓自己有感的資訊能夠轉化為對自己有用的知識。

我的知識管理系統是如何運作的？

為了解決前面提到的問題，我逐漸建構了一套知識管理系統。這個系統有五個階段，分別是：

• Explore - 探索
• Capture - 捕捉
• Develop - 發展
• Refine - 精煉
• Communicate - 交流

這五個階段彼此相連，每個階段的成果會成為下一個階段的基礎，而最後一個階段 Communicate 也會與 Explore 相連，成為一個循環。

這個系統有一部分是受到下列兩個系統的影響：

• Tiago Forte 在 The 4 Levels of Personal Knowledge Management 裡面提出的知識管理四階段 「C.O.D.E. - Capture, Organize, Distill, Express」

• Heptabase 這個我非常喜歡的產品的 Vision 裡面提到的「知識的生命週期 - Exploring, Collecting, Thinking, Creating, Sharing 」

不過我更喜歡自己思考與調整過的這個版本，以下逐階段介紹。

Explore - 探索

探索的目標是讓自己能持續取得並輸入高品質的資訊

前面有提到，我每天都在接觸大量的資訊，打開 Twitter 有許多即時消息與文章轉發，打開信箱有許多精心撰寫的電子報，打開 Facebook 有許多人分享的經驗與論述，在工作上會持續接收到工作夥伴與協作者傳來的各種資訊。

這些資訊裡面有的有很高的價值，有的則是看看就好，更有些，簡直是浪費時間。

因此對我來說，若想要打造一個好的系統，有個關鍵的指標是自己接收到的資訊品質。而「探索」這個階段要做的事情，就是從各方面持續提高資訊的品質。

該怎麼做到呢？

我覺得有三個關鍵的原則：

1. 以高品質的資訊源為基礎，向外探索
2. 知道自己知道什麼、不知道什麼
3. 持續過濾、篩選、剔除

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1. 以高品質的資訊源為基礎，向外探索

當我透過演算法、或者是主動搜尋到某些好文章時，我會看一下這個作者是否一直能產出好的內容，若可以，我就會追蹤、訂閱他。除此之外，我還會看他分享的內容或追蹤的人。通常來說產出好文章的人，他的資訊來源品質也會不錯，因此透過這個方式就有機會一個接一個，抓出一串高品質的資訊來源。

以我的經驗來說，這個方式在 Twitter 執行的效果最好，可能是我關注的領域剛好是 Twitter 上面很活躍的社群，因此隨著我 Twitter 越用越多，看到的高品質內容就越來越多。

另外，除了基於演算法「被動接收」以外，這個方法也適用於主動訂閱優質資訊源的電子報、Podcast、YouTube 頻道、以及部落格的 RSS ，通常好的資訊源都會附上很多高價值的參考資料，從這些參考資料一個串一個，很容易就能建立起一串還不錯的資訊來源群組。

2. 知道自己知道什麼、不知道什麼

當我很清楚知道自己「已經知道的事」以及「還不知道的事」，我就能夠將注意力放在後者，而不花太多力氣在前者。

舉例來說，在 ChatGPT API 剛開放時，我對它幾乎一無所知，因此只要是相關的討論我都會看，也會自己嘗試玩玩看。但當我更了解、熟悉了一些，我就不再看「基礎介紹」性質的資訊，但若是探討「怎麼用 API 最好」這類的經驗分享，由於內容可能有我還不知道的事，因此我就會去看。

這個「知道什麼」與「不知道什麼」會是一個持續改變的標準，以我的理解，當自己知道的越多，知道自己不知道的事也會更多，因此這部分的認識越清晰，就能將寶貴的專注力放在「未知」上面。

綜合第一點的效果就是，可以持續探索自己感興趣、但未知的事，進而擴展自己的認知邊界。

3. 持續過濾、篩選、剔除

當我依循前兩個原則，累積了一些高品質的資訊源，每天開始看到一堆我感興趣的未知時，這時通常就會開始進入過載的狀態。

如果你也跟我一樣，對許多領域同時都很感興趣（例如，生產力工具與理論、新創與商業、科技趨勢、區塊鏈與密碼學資產、AI、甚至是政治、經濟與金融、投資理財、心理學、社會學、歷史、寫作、職業運動賽事等等…）那麼這種被淹沒的感覺會更強烈，因為太容易看到自己覺得有趣、又好像能產生一些想法的資訊了。

此時需要做的事情是持續過濾、篩選與剔除。

過濾：這點我目前還沒有特別花力氣去建立規則，但通常來說可以透過資訊聚合工具的 filter 功能去設定「排除關鍵字」，讓自己不會看到不感興趣的內容。另外我覺得在社群裡面點擊「我對這則內容不感興趣」也是某種過濾的方式。

篩選：比起過濾，篩選更帶有一些主動的意味在，我會透過一些分類的方式去篩選出最重要的資訊來源，例如在 Twitter 建立 must read 的列表、在 RSS 閱讀器建立 5 顆星的部落格列表、透過 Email 的篩選功能去篩出每封我都不想錯過的電子報。

剔除：除了過濾與篩選外，還有很重要的一件事是要剔除不再優質的資訊源。我自己的作法，是會觀察資訊源的雜訊比例，假設我因為某幾篇好文章追蹤訂閱了他，但後來卻發現對方更常分享一些我不感興趣的資訊，我可能就會取消追蹤。我也會觀察某些訂閱的資訊我是否真的有想要閱讀他們，若持續一陣子，我連打開的動力都沒有，那就趕快退訂吧。

透過「探索」階段的這三個原則，我可以確保我每天可以持續接收到我感興趣的、高品質的資訊，同時我也能夠持續擴張我不知道的範圍，並且維持資訊源的整體品質。

那麼，接下來的問題是：我該怎麼處理這些高品質的資訊？該怎麼跟這些資訊互動？該怎麼轉化這些資訊為有意義的知識？

Capture - 捕捉

捕捉的目標是將自己的直覺念頭保留下來並迅速分類

在前階段「探索」不同資訊的過程中，我會持續產生許多「念頭」，例如：

• 我閱讀了某段文字，「我覺得寫得很好」。
• 有人分享一個我沒聽過、但又很合理的概念，「我覺得很厲害」。
• 有人在討論我熟悉的事物，他講的東西「有些我贊同，有些我不贊同」。
• 有人提出一段論述，我對其中一部分「感到疑惑」，對另一部分「覺得不認同」。

這些念頭，通常都是一閃而過，有的會轉化為某種行動，有的則僅停留在自己身上，例如：

• 看到一篇自己超級不同意的論述時，可能看到一半就直接關掉，或者是分享到社群上面罵「寫得真爛」。
• 又或者是迅速看完一篇非常好看、滿滿知識的文章時，會帶著「自己又學到一些東西了呢！」的滿足情緒，把文章存到某個地方，然後就關掉。

而有更多介於兩者之間的，可能裡面只有一小段自己有感，看完後幾乎就已經忘記。

這些狀況，都是我過往很熟悉的場景，它們都指向同一個問題：

即使我看了高品質的資訊，並且產生了一些念頭，但假設我沒有把念頭捕捉下來，這些資訊也沒辦法真的成為「我的東西」。

而我的知識系統第二階段「捕捉」，就是要想辦法解決這個問題，讓自己產生的諸多念頭能夠先被捕捉、紀錄，接著才能夠去跟自己的知識系統「互動」。

在捕捉這個階段，我也歸納了三個關鍵的原則：

1. 用自己的話，捕捉對自己有意義的內容
2. 使用範本提取想法
3. 在捕捉的當下就迅速分類

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1. 用自己的話，捕捉對自己有意義的內容

捕捉這件事，很容易就會變成囤積。因此第一個原則是，只用自己的話，捕捉對自己有意義的內容。

例如，看到一篇寫得好的文章時，盡量不要直接全文擷取、下載，也不要單純只畫線。

最應該做的事情是：寫下自己的想法。

看的過程中覺得哪裡寫得好？寫下來。看的過程中忍不住想畫線，那就畫，但也要寫下「為什麼自己想畫線」。看得過程中覺得某個地方跟自己想得好像不太一樣？那就寫下自己是怎麼想的。

在我的知識管理系統裡面，自己的想法是 VIP，其他的資訊都是為自己的想法服務的參考資料。

當我記錄的都是自己的想法，即使過一段時間再看，我都可以很快地回到那個情境裡，進而去延伸、辯證自己的想法。但假設是全文摘錄，或者單純只畫線，很容易在過了一陣子後就忘了這件事。

不過，也有一些東西他本身就已經是個很完整的知識，此時仍然可以適度透過 quote 的方式摘錄這段內容，並且同樣寫下自己的備註想法。

但還有一些東西是看起來很厲害，不過自己實在是知道的太少，連有什麼想法都說不上來，此時或許可以直接記下例如「關於某某領域，看到一段文字，但幾乎看不懂，可能要從更基礎的概念開始學習才行」這類的文字。

這樣的想法也是非常有價值的，因為光是這句話，就能夠讓自己釐清自己知道與不知道什麼，並且讓未來的自己有個初步的方向可以依循。

2. 使用範本提取想法

雖然上一個原則有提到自己的想法是最重要的，但在很多情況下，自己真的是「沒什麼想法」，又或者是，還不熟悉這整套方法的狀況下，很容易在這個「捕捉想法」的階段卡關。

這時可以運用一些固定的「想法提取範本」，讓自己更容易榨出想法。

例如，這個範本可能包含三個問題：

1. 我為何對這段內容有感？
2. 它令我聯想到什麼事？
3. 我的下一步行動是什麼？

接著，找到對應的工具，讓你在每次產生某個「念頭」的時候，都能直接插入這套範本，然後逼自己在當下就簡單回答這些問題。

這個簡單回答可能是一兩句話就好，例如：

• 為何有感：「我覺得這篇文章對於ＯＯＯ的描述很容易理解」
• 聯想到什麼：「它令我聯想到ＯＯＯ這個我熟悉的概念」
• 下一步行動：「把這篇文章拿到 Heptabase 裡面拆解」

透過這樣的問答模板，讓「憑空擠出想法」這件事，轉化為比較容易的「一問一答」，就能夠在產生某個模糊念頭的當下，就將念頭捕捉起來，成為比較明確的「想法」。

3. 在捕捉的當下就迅速分類

遵循著前兩個原則，會開始產生許多零散的想法，這些想法大多只有短短一兩句話，若沒有特別選擇工具，可能都是記在備忘錄，或著是自己熟悉的筆記軟體裡面。

但很快地就會遇到一個問題是：一不小心，就收集到過多想法，超出自己的處理能力。為了避免這種過載的問題，我覺得 Capture 階段還有一個關鍵原則是：要在捕捉的當下就迅速分類（classify）。

不過，這邊提到的分類並不是單純標註一些 tags 而已，迅速分類的目的有兩個：

1. 區分這個想法的類型
2. 區分這個想法的狀態

類型：例如，可以區分為「問題」、「贊同」、「反對」、「補充」、「其他雜感」。

狀態：例如，可以區分為「待詳細描述」、「待執行」、「待搜尋更多資料」等不同的階段。

這邊的類型與狀態都很依個人而定，我目前也仍在持續調整用起來最順、最適合我自己的方案，不過在設定這兩項的選項時有個大原則可以留意：

盡量達到 M.E.C.E. （Mutually Exclusive and Collective Exhaustive）的狀態，這個意思是，不管是哪一個「類型」或是「狀態」，定義都很清晰，而且不會包含另一個。

比方說，假設我的想法「類型」同時有「贊同」以及「心得」這兩項，那麼我在迅速分類時，就會不太確定某個偏向認同的想法，到底該放在「贊同」還是「心得」，而這個不確定、卡住的困惑感，就會讓迅速分類這件事情變得有阻力。同樣的，假設我的「狀態」同時包含了「待研究」跟「待確認」，這兩個狀態也會有重疊的問題，就會需要調整。

但若能找到一個能夠讓自己毫無阻礙、迅速分類的方式，那就能夠為後續的階段帶來非常大的幫助。

透過「捕捉」階段的這三個原則，我可以開始累積我產生的各種想法，不會再讓許多有價值的想法消逝。而由於我只是初步捕捉，因此也不需要花太多力氣去思考，甚至完全不會打斷既有的流程。例如，透過適當的工具，我可以在閱讀文章的過程中就呼叫一個小視窗，貼上問答模板，紀錄完想法後迅速分類並儲存，接著我就可以繼續閱讀下個段落。

若能達到這樣的狀態，會是一件很棒的事，你會開始發現自己能夠開始累積屬於自己的東西，開始有源源不絕的「想法種子」出現。

接著就要進入下一個階段，讓想法種子們有機地發展，成長茁壯。

Develop - 發展

就像堆積木一樣，一個完整的知識系統是由許多短短的資訊與想法，逐步發展、搭建起來的

在前階段「捕捉」的過程中，我用自己的話，記下了許多不同類型的想法，有的想法記錄下來時，就帶有完整的脈絡資訊，有的則是天馬行空的念頭。

這些想法是新鮮的食材，若好好利用，能夠產出美味的佳餚，但若若不及時處理，很容易就腐壞過期。

所以我的知識系統第三階段「發展」，就是要想辦法好好地利用這些想法，建構起專屬於自己的「個人知識庫」。

在這個階段，有兩個關鍵的原則：

1. 由下而上，自然生長
2. 放下完美主義，接納雜草

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1. 由下而上，自然生長

我以前有過幾次建構知識系統的經驗，但都很快就遇到障礙，後來我發現那是因為我都採取「由上而下」的建構方式，這樣的方式很容易會讓自己感到挫折。

例如，我先設定了幾個我感興趣的領域，然後為這些領域編號、建立資料夾。接著，我就開始想，每個領域要放哪些子領域的內容，例如「密碼學資產」這個主領域可能會拆成比特幣、以太幣、穩定幣、NFT 等等子領域，此時我又會想要為每個子領域都填補一些內容，但做一做就會發現，好像永遠填補不完，而且坑會愈挖愈多。

我發現，這種「由上而下」的建構方式，好像比較適合拿來「學新東西」，假設我今天想要學某個新領域的知識或新出現的技術，就可以透過這種方式，快速建立這個領域的一些架構，並且慢慢補上自己的想法。

但這種方式就不太適合拿來處理每日會不斷出現的新資訊，因為自己有感的資訊不一定會以很有條理的方式出現，此時若還要自己整理出架構，就有點太累了。

相反地，若採取「由下而上，自然生長」的建構方式，就能夠解決上述提到的幾個問題。

例如，我今天看到一篇新聞，寫著美國聯準會主席 Powell 認為穩定幣是貨幣的一種形式。我對這個新聞有某些想法與疑問，我就把它「捕捉」下來，接著，我在整理這些捕捉的內容時，我就把這則資訊以及我的感想，放到我的系統裡面屬於「穩定幣」的區域（若先前沒有這樣的區域，可能就先放到「密碼學資產」這個更上位的區域）。

當我把這些資訊放入我的系統時，我會稍微看一下原先這個區域裡面有沒有相關的內容，如果沒有，就直接建立新的；如果有，就看看它跟原本的內容是什麼關係，是補充？是挑戰？還是其他？

當我紀錄完畢後，我就可以直接關掉這個視窗，繼續處理下一個不同領域的，我捕捉來的資訊與想法。

這整套「由下而上」的作法跟前面「由上而下」的差別在於：

• 比起「建構一個完整知識體系」，更重要的是「逐步累積自己有感的資訊，慢慢堆疊成對自己有意義的架構」
• 比起「在知識體系裡找到屬於某個資訊的完美位置」，更重要的是「為這個資訊建立一個位置，後續再編輯、調整」

這兩個差別，都能降低自己「整理」的壓力，讓整個工作流更能夠持續地運轉，不會卡關。

2. 放下完美主義，接納雜草

若照著前一個原則實踐，會發現自己更願意填補資訊，整理內容了，但此時可能會遇到另一層的心理障礙是，對自己充滿各種懷疑。

例如懷疑自己：我這樣摘要真的對嗎？作者的意思真的是這樣嗎？我只寫這段會不會不夠全面？我的寫法會不會有偏誤？我記這個東西真的有意義嗎？

例如，我看到某個人在 Twitter 分享的 ChatGPT prompt 技巧，看起來有點像是玄學，我覺得可能有更根本、更上位的概念在背後，但我當下又沒有力氣去深入研究，這時若是以前的我，可能就會想說「之後再研究看看吧」，但現在的我，還是會把它記下來，並且簡單記下我為什麼有感、我為什麼有點懷疑。

當我不再擔心「當下的內容是否是最完美的」，我才真的可以開始累積內容，而當我真的開始累積內容、記下我有感的資訊與想法，這些被記下的東西，才有機會跟未來的自己互動，進而產生屬於自己的洞見。

比方說，同樣的 ChatGPT prompt 玄學，假設我當下記下來了，未來當我看到非常棒的教學時，我也會記下那個合理的說明，此時我就可以回過頭來建立一些補充說明，或者是建立一則項目叫做「玄學的案例」，因為我知道了某個合理的解釋，這個解釋驗證了我之前的某個懷疑與猜想，這時我對整個概念的理解就更全面了，我知道哪些說法是對的、哪些說法則不夠嚴謹。

假設我總是追求一個完美的介紹或描述，一來我可能無從判斷，二來心理負擔也會太大，相反地，當我接納每天接觸到的各種雜草，讓他們自然生長，某天當我細心栽培的主枝幹開始茁壯，這些雜草也會成為整個環境中重要的一部分。

「發展」這個階段，是五個階段裡面我覺得最難實踐的。我以前一直都做不好，所以我一直感覺自己只是在「處理」資訊，而沒有真正累積、消化成專屬於我的知識與智慧。

我覺得這個階段最難實踐的原因是，它有點反直覺。

以前當我想著要打造某個「知識體系」時，我通常都會從架構開始想，因為我覺得，若我有一個好的骨幹，接下來要填入內容應該不會是什麼困難的事。

但我後來才發現，這樣做的門檻實在太高了，可能只有那些特定領域的專家，才能信手捻來，建立好的骨幹架構，並且形成一個完整的體系。

若是對我們這種，只是單純對某些領域或知識感興趣的人來說，實在很難獨立建立一個好的骨幹架構，但若是照著別人的架構建起來，又好像是都在照抄、複製貼上而已。

幾次做下來就會開始懷疑，我幹嘛要這樣？ Wikipedia 不就有這些東西了嗎？

而即使建了一個架構，也很容易因為架構太龐大，空白待填補的東西太多，壓力太大，於是就半途而廢。

如果不要先建立架構，反而是把整件事當成玩積木一樣，就會比較無壓力一點，我不用照著某個設計圖去發展或打造東西，而是拿到什麼就放什麼，再慢慢把它們組合在一起，這樣慢慢累積起來，就會更容易建構出屬於自己的東西。

而這些專屬於自己的積木們，就會成為下一階段最有價值的基礎。

Refine - 精煉

精煉的目標是透過應用與提問，讓自己的知識系統愈來愈有價值

當我逐步將自己探索、捕捉而來的資訊與想法，由下而上地建構、發展出屬於我自己的知識系統，我會自然而然地，開始對新出現的資訊、新發生的事情更敏銳、更有想法。

因為這些東西「我好像都記過、好像都想過」。

在「精煉」這個階段，就是要把這些「好像記過」、「好像想過」的東西，提煉出來，成為對自己、甚至對他人都有價值的結晶。

在這個階段，有三個關鍵的原則：

1. 實際應用系統內的知識
2. 記下迭代的過程與原因
3. 不停地詢問「為什麼」

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1. 實際應用系統內的知識

「精煉」這個階段與前階段「發展」的差別在於，這個階段已經累積了一些資訊與知識，並且用自己的方式建立了一些連結，這代表著這些知識已經可以「用」了。

舉例來說，當我慢慢紀錄了一些寫履歷的技巧、要注意的事情、要避免的寫法等等，我就可以根據這些我習得的知識，開始寫一份履歷出來。

或者說，當我累積了一些關於「溝通」的訣竅，下一次當我遇到衝突時，我就可以把衝突的情境寫下來，並且想辦法將各種溝通的訣竅，應用在這個情境裡。

無論是事前的沙盤推演，或者是事件發生後的紀錄，只要應用到某個自己曾發展出來的知識，就很值得把整個個案記下來。

這樣做的好處是，這些知識開始真正的與自己產生連結，不再是一些好像有價值，但不知道什麼時候用得上的東西。

而透過實際的應用，自己也會產生更多的想法，例如在應用過程中驗證了某個理論或技巧，那這個經驗就很值得一提。而假設應用後發現先前習得的知識一點用處都沒有，這個經驗也很值得記下來，甚至可以讓自己思考更多關於「為什麼」的問題。

當然，並不是所有知識都有辦法實際應用，也有可能這個知識就是很少有機會應用，此時若是別人的應用經驗，或者是單純理論的補充更新，也還是值得記下來，讓自己的知識架構更完整、全面。

2. 記下迭代的過程與原因

在紀錄應用結果的過程中，很常會發現之前記下的一些原則或技巧會需要補充、甚至大幅更新。也有可能是在某件事情發生後，自己的觀點產生了大幅度的變化。

若能夠記下這些知識架構迭代的過程與原因，就可以增加自己對於該領域認識的深度。

例如，我原先針對「寫作」這件事情可能累積了三個核心的原則。但當我愈寫愈多，實際應用這些原則時，我發現，其中一個原則總是會扯我後腿，令我寫作時瞻前顧後，難以專注。

此時，我決定更新、刪除這個原則，但我同時也把舊原則留著，並且寫下為何我要更新。這個過程也會成為我在「寫作」這個領域的獨特經驗，對未來的我、或者是同樣對寫作感興趣的人，都會產生價值。

3. 不停地詢問「為什麼」

在前階段「發展」的過程中，自己最常見的做法是「疊加內容」，例如看到一個有料的分享，就加到自己的知識庫裡，並且附上幾句自己的想法。

但從「發展」到「精煉」的過程裡，則會開始關注更多屬於「Why」類型的問題。

例如，看到三則關於 prompt 技巧的分享推文，都記下來以後，我可能會留下一個問題是：「為什麼這些作法能夠達到好的效果？」

這個問題，有可能我當下還無法回答，但未來某天當我看到某段影片時，我就知道答案了，因此我可以把影片補上。也有可能我當下有某個自己的答案，接著我回到第一個原則，嘗試實際「應用」我的猜測，我也有機會透過這次應用，更理解這件事。

這些更深入的理解，都源自於我的「為什麼」提問。

所以，假設我在發展知識庫的過程中，不斷地拋出問題，並且嘗試回答問題、驗證問題，我就能夠更熟悉與精通這個領域的知識。長久累積下來，這就會成為一個精煉過的知識庫，充滿著自己思考過的、實踐過的、走錯或走對的各種經驗與心得。

若能達到這個階段，通常自己就會開始有源源不絕的內容，可以向外分享與交流了。

Communicate - 交流

交流的目標是創造驗證迴圈，進而擴張自己可探索的邊界

當我在我關注的領域，累積愈來愈多的資訊、想法，並且嘗試應用他們，再記下我的心得與問題，這時的我，通常會對這個領域產生了一些專屬於自己的觀點，同時也會有一些好像只有我自己想過的問題。

這時，若要讓自己的知識系統更好，就會需要與其他人交流。對我來說，交流與分享有點不一樣。分享比較偏向單向的、不特別期待回應的「給出」。但交流期待的是雙向的，有來有往的「互動」。

交流的目的是，讓其他人協助驗證自己對於某個領域知識的理解是否正確、是否足夠健全、是否有所遺漏。同時，也可以透過他人的回應，驗證自己想法與觀點的價值。

除了「驗證」以外，交流的另一個目的，是串回到我的知識管理系統五階段的第一個階段「探索」，讓整個系統能夠形成一個循環。

在這個階段，有三個關鍵的原則：

1. Strong opinions, weakly held
2. 同步脈絡、前提與假設
3. 保持好奇心

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1. Strong opinions, weakly held

我很喜歡這句話，但覺得還沒辦法翻譯得很好，所以就保留原文。

前半段的 strong opinions ，我的理解是，自己提出的內容要有明確的主張或觀點。例如，我這整篇文都是在介紹我自己的知識管理系統，因此我不會說「有一種做法是…」去逃避「主觀」這件事。

同時，我也不避諱跟所有人說，我覺得這套做法是我研究實踐後，覺得「最適合我自己」的系統。

但另一方面，對我來說，交流的核心是「互相」，是「你來我往」，因此後者的 weakly held 也同等重要。舉例來說，我若想要分享「Heptabase 是我用過最棒的知識管理工具」這個觀點，我會提出我的論點，但我同時也會接受別人對於 Heptabase 不習慣、不喜歡的地方，或者是他們覺得有哪個知識管理工具更好、更棒，原因是什麼。

我相信，這樣的價值觀只要持之以恆，是會被認可的，而一但每個人都覺得回應我的時候有好的體驗、有安全感，就會更願意跟我分享自己的想法與觀點。這樣我就有機會得到更多有價值的資訊、也能夠產生更多的想法。

2. 同步脈絡、前提與假設

這個原則也是我覺得在交流時很重要的一件事。倘若每次我分享某個觀點、某種做事的方法時，我都可以把對應的脈絡、前提與假設交代清楚，那麼看到的人，就更容易同理我的想法與做法，進而更有機會與我站在類似的角度看事情。

或者，對方看過的狀況更多，因此能夠假設另一個與我有所不同的情境，進而描述該情境之下可能的結果。

不管是哪一種，若是自己在對外交流時能夠盡量交代清楚相關的背景資訊，都能夠讓整個交流的過程更容易達到「同步」的狀態，避免陷入各說各話的狀態。這樣的狀態，輕則陷入無效的溝通，嚴重的情況可能反而還會製造誤會與衝突，就不太可能真的達成交流的目標。

3. 保持好奇心

第三個原則，是我覺得能否真的創造「有意義的交流」的關鍵。

舉例來說，我今天若發布了某個「社群實驗」的過程與心得，此時有人留言說：「寫好爛」，也有人留了一句短短的話：「這個某某人做過了」。

這時若是缺乏好奇心的我，可能會進入防衛模式，心情不好、甚至懷疑自己。但是好奇心儲值夠多的我，可能會回對方一句「你覺得爛在哪？有什麼地方可以改進的嗎？」我也會去找找看，那個「某某人」做過的東西，是否真的跟我做的東西一樣。

由於每個人接收資訊的方式不同、事先掌握的背景資訊與知識也不同，絕大多數的情況下，自己發布的東西，在別人眼中，都會有某種程度的失真，或者是會被以自己想像不到的方式解讀。

此時，充滿好奇心的自己，可以問對方，也可以問自己，並且想辦法把這些認知上的落差補上。這樣做的好處是，自己能夠掌握的狀況會愈來愈多，自己能夠判讀的微小信號也會愈來愈多，長久累積下來，溝通與理解能力也會隨之上升。而且若對他人的想法保持好奇，也更容易得到對方的真誠回應。

當然，那種明顯是來亂、或者幾次交流都沒有好結果的，就不必走這個流程，避免耗費太多注意力。

若這三個原則都能夠盡量落實在每一次的交流機會裡，我相信自己的交流圈會愈來愈擴大，能夠讓更多人對自己感興趣、能夠得到更多人的回應。

此時，這些新接觸到的人裡面、或者是這些人分享的內容裡面，一定會有高品質的資源來源，這時，就可以回到第一階段的「探索」，納入這些高品質的資訊來源，剔除掉對自己已經比較沒有價值、或不再感興趣的資訊來源。

整個知識管理系統的五個階段，也就此串連起來，成為一個有機的，能持續迭代、更新、成長的迴圈了。

小結

來複習一下我的知識管理系統的五個階段：

• Explore - 探索
• Capture - 捕捉
• Develop - 發展
• Refine - 精煉
• Communicate - 交流

「探索」的目標，是讓自己能夠持續獲得高品質的資訊，並且在這個過程中，得知自己知道什麼、不知道什麼。

「捕捉」的目標，是把自己在接觸高品質資訊時產生的各種想法與念頭，都用自己的話記錄下來，讓他們成為「與自己有關」的東西。

「發展」的目標，是把這些捕捉而來的資訊與想法，逐步由下而上累積起來，就像堆積木一樣，形成自己關注的不同領域裡面，一群又一群的知識積木。

「精煉」的目標，是開始實際應用自己累積的知識積木，並且記下專屬於自己的實踐心得、迭代紀錄、以及各式各樣的問題，讓這些知識不再是遙遠的東西，而是成為參雜自己獨特經驗的內容。

「交流」的目標，是創造雙向的互動，驗證自己對於特定領域知識的理解，也驗證自己想法與觀點的價值。同時，好的交流也能擴展自己的認知邊界，讓自己得到更多高品質的資訊來源，進而幫助到第一階段的「探索」。

當這五個階段都能順利運作，形成一個循環，自己的知識庫就會有愈來愈多有價值的內容。

這套系統該搭配哪些工具？

如果你順利看到這邊，你可能會發現，整篇文裡面，我幾乎沒有提到特定的工具或產品，而是偏向「方法論」的介紹。這是因為，我認為這五個階段的實踐，並不仰賴、或綁定特定的工具。

例如，若自己不習慣 Twitter 介面，比較喜歡透過 Facebook 獲得新知，那麼在「探索」這一階段，就不一定要靠 Twitter 。同理，後續的「捕捉」、「發展」、「精煉」，也可以透過各種不同的工具實踐。

但如果要說，有沒有哪些工具，最適合搭配這個完整的工作流，我的答案是：有的。

以我自己來說，「捕捉」這件事就很仰賴好的工具，協助我能快速紀錄想法，又不打斷既有的思緒與工作。而「發展」這件事，很容易一不小心就陷入混亂裡，但當我開始採用適合的工具後，這件事對我來說愈來愈容易做到了。

換句話說，這個系統雖然是一套不仰賴特定工具的工作流，但我認為若能搭配適合的工具，整體運作的效率會更好。

不過由於篇幅的關係，接下來只會簡單介紹目前我在各階段流程使用的工具，不會介紹詳細的使用步驟，這些內容將會另外撰寫一篇文章介紹。

（歡迎訂閱我的電子報，到時若有更新，會透過電子報通知大家！）

探索階段搭配的工具

• 我的選擇：Twitter、電子信箱、RSS 閱讀器、瀏覽器

• 替代方案：這個階段要用什麼工具幾乎都可以，只要這個工具能夠有基本的管理能力，讓自己能持續過濾、篩選、剔除，就是適合的好工具。

捕捉階段搭配的工具

我的選擇：

• Heptabase：我的整個知識管理系統都放在 Heptabase 裏面，當我在瀏覽、紀錄任何內容時，只要有靈感或想法，就會直接記在 Heptabase 的 Journal 或者是對應的白板裡。
• Todoist：有的時候我在 Heptabase 之外工作或瀏覽，此時若有捕捉到什麼想法，我會直接透過快捷鍵叫出 Todoist 的快速記錄視窗，並且簡單記下我的想法與下一步行動。
• Readwise Reader：若是在閱讀長文、電子書的過程中產生的想法，我則會透過 Readwise Reader 畫線並註解，記下我的想法。

替代方案：只要能夠快速記錄的工具，就適合拿來捕捉想法。最好是能夠透過快捷鍵或者語音直接叫出記錄的視窗，並且在紀錄的當下就能有簡單的分類。若紀錄時還要等待工具讀取載入，很可能會讓自己分心，就不太適合。

發展階段搭配的工具

我的選擇：Heptabase

• 從 Heptabase 推出 Mindmap 心智圖功能後，我發現它非常適合拿來當作這個階段搭配的工具。在 Heptabase 裏面，可以建立無數個白板，每個白板也可以放置許多個心智圖。這兩個特性，讓我能夠很隨意地實踐「由下而上，自然生長」這個關鍵的原則。
• 每個獨立的概念與知識點就是一個心智圖的節點，他們可以慢慢增長、補充細節與案例，也可以在架構逐漸浮現時，與其他心智圖節點合併。
• 以我用過各種知識管理工具的經驗來說，只有 Heptabase 可以讓我這麼自由的紀錄，又能夠在後續快速地建立起架構。

替代方案：如果這個工具可以快速建立初步架構，又保持後續整理的彈性與效率，那可能也會是適合的替代方案。

精煉階段搭配的工具

我的選擇：Heptabase

• 在 Heptabase 裡面，每一個我關注的領域就是一個白板，底下若有相關的子領域，就是一個子白板。在每個白板裡，我可以透過心智圖初步建立知識的基礎，並且把對應的資源與素材都平鋪在白板上。
• 隨著內容的累積，白板上面的東西會愈來愈多，我也可以適度將內容分區，例如把我最有把握的內容放在同一個 section 裡，把我有疑問的內容放在另一個 section 裡。
• 透過 Heptabase ，我可以快速掌握我對某個領域累積的內容量與完整度，於此同時，也不會因為內容愈來愈多而感到混亂。

替代方案：如果這個工具可以讓自己快速找到自己曾經記下過的資訊與想法，那麼或許就會是適合的替代方案。

交流階段搭配的工具

我的選擇：

• Heptabase：我目前對外輸出的內容（電子報、部落格文章）都是在 Heptabase 裏面撰寫的。由於我累積的想法與草稿都放在 Heptabase 裡，因此當我想要寫一篇新的東西，很容易就可以透過左右分割視窗對照撰寫。Heptabase 的編輯器體驗也很好，我幾乎已經不需要專門的「文字編輯器」。
• Zola：我寫好的長文，會透過 Zola 這個靜態網站產生器，成為一篇一篇的部落格文章，發布到網站上。自己個網站不會被社群平台下架，能夠記下完整的內容，並且以自己喜歡的方式呈現。
• Twitter：若是比較短的想法或觀點，我通常會透過 Twitter 分享。Twitter 的好處是更容易觸及陌生人，但這些陌生人又是那些「可能對自己、對自己在講的東西有點興趣」的人。

替代方案：一個自己喜歡、用了會開心的書寫工具與內容發布方式，都會是適合的選擇！

總結

這篇文章提出了一個「個人知識管理系統」，期待能夠透過這套涵蓋「探索、捕捉、發展、精煉、交流」等五階段的流程，讓日常接觸到的各種資訊更容易轉化為有價值的知識，進而讓自己能夠應用這些知識來實際解決問題。

這套系統適合跟我遇到類似的問題的人，假設你也遇到下列的問題：

• 常常會感覺被資訊淹沒、甚至會感到壓力
• 有很多想法，但又覺得這些想法好像很破碎，沒什麼價值
• 時常想要找自己記過的東西卻找不太到
• 對於特定領域的知識缺乏系統性的理解

我覺得這套系統提出的各個階段概念以及對應的關鍵原則，或多或少都能夠帶來一些幫助與啟發。

接下來我會再寫一篇著重在「實作」的文章，屆時會透過實際的案例，搭配對應的工具，介紹這套系統實際運作起來的樣子，敬請期待！

也歡迎留言或寄信給我，跟我分享你讀完的想法與疑問！

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