2022 年開始進入我工作流的好工具們

P.J. Wu 吳秉儒

上週分享了一篇 2022 年我不再使用的工具 ,今天來分享那些 2022 年開始成為我工作流一部份的好工具。

裡面主要包含的是「2022 年才開始進入工作流」的工具們,所以時間不是依照產品的推出時間來分,可能有一些是大家耳熟能詳的成熟工具,也可能有一些是 2022 才推出的新工具。

也因為是以「進入我的工作流」作為分水嶺,本次的內容將不包含下列兩類的內容:

  • 那些我已經長期使用、但工作流沒有太大變化的好工具,例如 OmniFocus, Arq, 1Password, The Archive, PDF Expert, Keyboard Maestro, MoneyWiz 等等。
  • 那些我已轉向低度使用,目前並不在我的主要工作流裡的好工具,例如 Notion, Drafts, Workflowy, Craft 等等。

這篇文章會依照使用的情境與工作流,把工具分為三大類別,分別是:

  1. 個人知識管理
  2. 內容輸出與分享
  3. 工作記錄與溝通

而不同工具我也會依照性質簡單給予幾種不同的定位分類,包含:

  • 收集&吸收
  • 處理&輸出
  • 歸檔&回顧
  • 溝通&協作
  • 純工具

以下就開始吧!


一、個人知識管理

Heptabase

定位:收集&吸收、處理&輸出、歸檔&回顧

從 2022 年 1 月開始使用的 Heptabase ,在這一年中迅速成長,也逐漸替換掉我原本有在使用的幾個工具,成為我整個知識管理工作流中最重要的一部分。相關的介紹與討論可以參考站內的 Heptabase 標籤

它目前負責的任務是:

  • 存放與分類從各地收集來的想法
  • 整理這些想法,並與過去的想法連結
  • 把想法擴寫處理為成熟的文字

這些任務之前是由幾個不同的工具扮演的,但在使用 Heptabase 後,我發現 Hepta 做起來更順暢、更有效率。如果要說 Heptabase 還有什麼不足,可能是這三個任務的頭尾,還缺一個「快速收集想法」的介面或功能、也缺一個「分送內容出去」的功能。

不過 Heptabase 對我來說已經非常好,而它還在持續變好,今年預計會推出的有 Web 版本、mobile 版本、網頁註解功能、Tag 資料視圖功能(我理解是類似於 Tana 的 Supertag)等等更新,可能還會有更多。

我很期待 Heptabase 團隊決定把版本號改為 1.0.0 ,從 Open Beta 版本改為正式版本的那天,希望今年有機會看到。


Readwise Reader

定位:收集&吸收、歸檔&回顧

在 2022 年 12 月才開始使用的 Readwise Reader ,很快就讓我買單,主要的介紹可以看 合理,且處處是驚喜的 Readwise Reader 這篇。

我最喜歡 Reader 的地方是它能夠讓我快速存下想讀的文章、並且隨時都可以接上閱讀的狀態,例如:

  • 我可以在瀏覽器看文章的當下,就使用 web highlighter 註解筆記
  • 我可以在週末比較完整的時間段,打開 Reader 閱讀長文
  • 我可以在零碎的手機時間,看完看到一半的長文、或者看那些比較短的推文串並記下想法

並且與 Readwise 既有的系統整合後,每次打開 Readwise app,還可以看到我記下的 highlights 與 notes 。

可以說,開始使用 Readwise Reader 後,感覺終於有個地方能夠穩穩地接住我想讀的、正在讀的、讀過的各類內容,而讀完後的想法則是全部都可以交給 Heptabase 。


Twitter

定位:收集&吸收、處理&輸出、歸檔&回顧

從 2020 年下半年重新開始使用 Twitter 以來,這兩年多的時間, Twitter 成為了我接收新資訊、認識新朋友、分享內容、產生想法的重要媒介,我很喜歡 Twitter 幾個關鍵的設計,包含:

  • 可以自訂 Timeline 為倒時序呈現,這讓我不擔心「錯過重要資訊」而無止盡往下滑,反而是會想要在固定時間內看完未讀的推文,如果發現看不完,可能就會精簡一下追蹤的對象、或者是決定靜音某些帳戶或關鍵字。
  • 以興趣為主而非以關係為主的社群,這讓我每次打開 Twitter ,幾乎就可以看到有興趣的內容。
  • 無壓的分享,不知道為什麼,在 Twitter 上面就是有種,「我亂分享這個東西也沒差吧」的感覺,這點我還沒認真研究過原因,有可能是因為上面熟人比較少、包袱就比較小(?

總之,在可預見的短短未來日子內, Twitter 應該還會是我重要的資訊來源,而 2022 年也是我更有意識地拿 Twitter 當「工具」的一年,因此也就一併放進來這篇文章裡面了。

未來可以更精進的幾個方向:

  • 降低 noises 的比率
  • 更多的英文分享與交流
  • 更多的「想法」與「下一步行動」,而非只是看過、點讚、轉推

DeepL

定位:純工具(?

一直以來都很喜歡、也覺得非常厲害的翻譯工具 DeepL 逐漸成為我資訊處理上的關鍵之一,它扮演的有三個任務:

  1. 快速略讀、判斷價值:有時看到一些人推薦的英文文章,我看標題有興趣,但不確定內容是否真的都是我想讀的時候,我會透過 DeepL 的瀏覽器插件快速翻譯一下關鍵的段落,假設讀起來過癮,那就存到 Readwise 再讀,或者是當下就把它讀完。
  2. 翻譯重要的片語句子:我的英文能力還遠不到母語程度,有時有些用字比較精雕細琢的文字會看不太懂,此時 DeepL 也會帶來很大的幫助,讓我能更精準的理解文章的內容,並且產生我自己的想法。
  3. 把中文內容翻譯成英文:這是我 2023 想強化的一個方向,在部落格與 Twitter, Mastodon 等平台上分享更多英文內容。首先我想做的是把中文的想法與文章翻譯成英文,而 DeepL 在這件事上也做得非常好,它翻譯的內容我幾乎只要微調,就能過我自己這關了 XD ,如果有需要精雕細琢的話再透過 ChatGPT 或 Craft 的 AI 幫忙一下就好。

我有想過這樣會不會太依賴 DeepL ,反而降低我原生的英文閱讀與寫作能力,但這部分或許可以靠其他方式來練習,至少目前 DeepL 能夠帶給我的正面價值還是更大的,而且我也不是學生、不需要考試了 XD


ChatGPT

定位:很難定位

2022 年尾聲出現的 ChatGPT 讓很多人驚為天人,在剛推出的那陣子打開 Twitter ,我的 Timeline 幾乎每篇推文都在討論 ChatGPT。我自己使用以後也非常驚艷,它對於語意的理解、斷句的判斷,都非常驚人,因此如果能夠精準設定條件與問問題,就能得到很棒的答案。

不過嚴格來說,我只有半測試地請他幫我解決一些小問題,還沒有開始實際在工作情境中「仰賴」它,但 ChatGPT 出現後,我自己的價值觀也產生了一些變化,甚至想要更積極地去學一些新的東西,因此對我來說這仍是非常關鍵且重要的一個新工具。


二、內容輸出與分享

Zola

定位:處理&輸出

Zola 是我在 2022 年 4 月左右接觸到的「靜態網站產生器」,它由 Rust 這個程式語言寫成,特點是非常快。目前這個網站就是透過 Zola 建構的,相關的介紹可以看 Pin 起來改版了!從 Wordpress 搬家到 Zola! 或者是網站裡面的 Zola 標籤

如果從現在 2023 年 1 月回頭看,當時搬家的這個決定,可以說是改變了我後來有做的、想做的許多事。這個好的系統讓我更願意分享、也更容易分享,雖然上手門檻對我這種毫無程式基礎的人來說有一點點高,但真的非常推薦使用。


VS Code

定位:處理&輸出、歸檔&回顧

與 Zola 同期開始接觸使用的是 Visual Studio Code 這個編輯器。它一樣成為了我 2022 年的關鍵存在,雖然我目前用到的大概只是冰山最表面的那 2% 功能,但我已經覺得它是一個非常好的、目前難以替代的文字編輯器。

我最主要的使用場景有幾個:

  • 改部落格的原始碼,此時它的 syntax highlighting 跟內建的 terminal 介面還有 source control 都很易使用也很有幫助。
  • 發布部落格的內容,由於我是透過 Zola 建立網站,網站內容的原始檔案都直接透過 VS Code 編輯,有很長一段時間裡 VS Code 成為我最常使用的編輯器。
  • 記錄工作內容,今年有幾個月的時間我是透過 VS Code 加上 Dendron 這個 extension 來記錄工作上的每日專案內容,這個任務從 2022 年底開始被我拿回 Obsidian 進行。

對我來說,接觸 VS Code 後我對寫程式更有興趣了,也期待自己能更發揮它的功能與效率,期待 2023 年這方面能有更多進展。


Netlify

定位:純工具(?

Netlify 是與 Zola, VS Code, 還有 Github ,一起構成了我「免費」、「迅速」、「可靠」的部落格內容管理系統。

在這個系統裡, Netlify 的任務是自動抓取 Github 倉庫的更新程式碼與文件,並把這些內容透過 Zola 產生諸多靜態頁面,再一起部署到我的網站上。

這一切的過程都很容易設定,很自動化,處理過一次以後基本上就持續照設定跑就好,等於我更新網站時根本也不需要去登入、不需要去管 Netlify 。而且以靜態網站的檔案量或流量來說,完全都在免費使用的額度內。

不過我也只用到最簡單的這部分而已,其他 Netlify 的進階功能們幾乎都沒有在使用,但即便如此我還是非常推薦。


Umami

定位:純工具

Umami 是我在開始自架網站後才接觸到的流量紀錄與分析工具,可以把它想成 Google Analytics 的輕量版、更注重隱私版。在這個網站上的幾篇介紹與討論可以看 Umami 標籤 的內容。

當時我會嘗試的原因有兩個:

  1. 覺得 Umami 注重「瀏覽者」隱私的這個理念很對我的胃口
  2. 覺得 Umami 的介面很乾淨,比 Google Analytics 簡單太多了

實際用下來也確實如此,Umami 只向瀏覽者收集必要的資訊,也只給我必要的資訊,這樣很剛好。


ahrefs

定位:純工具

ahrefs 也是我在開始自架網站後才接觸的 SEO 工具,我目前使用的是最基礎的網站主工具,可以免費偵測自己有控制權的網域流量與 SEO 表現。

對我來說, ahrefs 在經營網站上的主要幫助有幾個:

  • Site Audit 功能可以找出一些 SEO 改善的方向,例如偵測壞掉的連結、設定 canonical 連結、改善網站的各種 metadata 等等,這些東西我不確定做了以後對於搜尋表現是否真的有幫助,但對我來說好像是一個很明確的「改善指引」,可以促使我決定去做某些調整。
  • Backlinks 的介面可以看到有哪些網站有連結到我的頁面,雖然目前數量沒很多,但看到一些不認識的網站或文章引用我的內容,甚至有正向的回饋時,真的會很開心。
  • Organic Keywords 的介面可以看到自己網站的重要關鍵字排序,大概一兩個月看一次,會知道自己的自然搜尋流量大多從哪個方向而來,也會對於自己未來的內容寫作方向有些指引的效果。

uPic

定位:純工具

uPic 是今年才開始使用的小工具,但我非常喜歡,它是一款專門讓你上傳圖片到網路圖床的工具,在上傳後可以依據你的需求與設定,給你對應的連結格式。

我的使用方式是,註冊了 Amazon S3 的倉庫,並且串接 uPic ,此後我就可以透過熱鍵,快速把我在 Mac 上面的截圖,上傳到 Amazon S3 ,然後產生一個圖檔的網路連結。

接著我就可以把這個連結貼到任何地方,無論是 Heptabase 裡面、網站上面、Obsidian 裡面,任何地方,只要聯網,就能讀到這張圖片,而不用去擔心存在不同筆記軟體裡面的圖檔無法正確顯示與轉移。

透過 uPic ,我可以在幾秒內就把電腦裡的圖片上傳到網路圖床,並且在部落格文章內使用。


三、工作記錄與溝通

Obsidian

定位:處理&輸出、歸檔&回顧

在經過 2022 年幾次遷移後,我把工作上的紀錄又移回了 Obsidian 進行。在這中間我嘗試過 Workflowy, Logseq, Dendron, Craft, 每次都有一些新的收穫,也因為有一些我不太滿意的地方而離去,最終我回到了 Obsidian ,考量有幾個:

  • 穩定、中文支援度高、免費

我的使用情境是,透過每日與每週的專屬文檔紀錄當天各個專案與會議的內容,也常常會直接在 Obsidian 撰寫比較長的溝通文字,再轉到 Slack 或 Email 發送給同事與客戶。

同時我也會在 Obsidian 上面記錄每天的工時細項。而每天工作結束時,我會透過 Github Desktop 的介面把當天紀錄的內容透過 Git 同步。這也讓我可以免費讓兩台裝置共享 Obsidian 上面的資料。

在 2022 年底, Obsidian 也推出了完成度非常高的白板功能 Obsidian Canvas ,由於我的主力白板已經有 Heptabase 了,我還沒有花太多時間嘗試與使用 Obsidian Canvas ,但我應該會試著把一些工作上比較複雜的問題也透過 Canvas 處理看看。

但我好像更期待 Heptabase 推出不同工作區的功能,這樣我或許會考慮把工作的紀錄情境也都搬到 Heptabase 裡面。

從上述使用情境來看,我用到的 Obsidian 功能其實蠻少的,但目前也覺得很夠了!


Raycast

定位:純工具

Raycast 大概是我在 2022 年 3 月左右開始使用的工具,一開始是聽了不少人推薦介紹,好像是個厲害的 Alfred 替代品,結果用了以後發現真的很好用,就整個轉而使用 Raycast 了。

簡單的介紹可以看 4 月寫的 Raycast - 讓你更專注的高效率啟動器 ,不過經過快一年, Raycast 又有許多變化與更新,好用的插件也更多了,我打算今年再花一些時間好好練習如何透過 Raycast 讓自己更有效率。

對我來說,使用 Raycast 的最大好處是能夠促進自己的專注,尤其我的工作需要面對非常頻繁的「情境切換」,Raycast 能夠讓我在切換情境時比較不會迷失或分心,進而更容易達成心流的狀態,習慣以後會完全感覺不到 Raycast 的存在,它很自然地就幫你把事情完成了。


Clickup

定位:溝通&協作

在 2021 年底接觸到 Clickup 這個工具,而在 2022 年初,我將它導入到我們團隊使用,將近一年運作下來,大家好像都還蠻滿意的。

我們主要使用情境有兩個:

  1. 製作專案的甘特圖
  2. 製作專案的任務看板,並透過卡片分派與追蹤任務

對我來說 Clickup 的優點是使用介面直覺(雖然效能總是稍微有點頓感,但好像還在可接受的範圍),而且功能非常多,各種專案與任務管理上的需求幾乎都能實現。(甚至還可以在任務卡片的文字編輯界面同步協作,這??)

由於我平常在團隊的工作職掌比較偏向分派任務與追蹤任務執行狀況,因此比較沒辦法從「執行者」的角度來分享 Clickup 有哪些好的設計,但我自己很有感的是它豐富的可自訂性,讓我們能夠根據專案的不同性質來設定「狀態」,例如某些專案可以設定基本的:

  • Todo → Doing → Done

但有些專案則可以設定成

  • Open → Pending → In Progress → Completed → In Review → Accepted / Rejected → Closed (純舉例)

等於說它是一個很靈活、只要簡單設定,就可以很符合團隊溝通工作流的工具,加上他可以串接通知到 Slack ,讓我們團隊越來越倚重在上面交付與追蹤任務。


CleanShot X

定位:溝通&協作

CleanShot 是我原本只拿來當純工具使用,但隨著功能更新,越來越喜歡的截圖工具。它的功能很多、迭代速度很快,我在工作上有使用到的只有一小部分,包含:

  • 快速截圖並標註(上字、畫線、畫框框、打馬賽克)
  • 快速螢幕錄影成 Gif 或影片格式
  • 螢幕長截圖

但這些功能就已經對我日常協作溝通非常有幫助,我可以快速針對團隊成員的工作成果截圖給予回饋,或者是快速截圖跟客戶溝通。

而近期 CleanShot 還推出截圖後快速加上漸層背景的功能(如下圖)

cleanshot-features

對我來說這功能可以迅速地為我部落格的截圖增加一些基礎的美感,我非常喜歡。


小結:期待更成熟的 2023

上述工具裡面大概有七八成都是 2022 年才開始使用的,但它們逐漸加入並影響了我的工作流,讓我的知識管理、分享輸出與工作記錄溝通越來越順暢。

隨著這些工作流逐漸成熟,我自己感覺 2023 年應該不會像 2022 年一樣,再接觸、甚至替換自己的主力工具了。反而,我對 2023 年的期待是,能夠透過這些好夥伴(真的是夥伴),讓我學得更多、更有效率,也分享更多內容出來。

本來這篇想要一起介紹那些我在 2022 年短暫用過、也很喜歡,但最終沒有繼續使用的工具,也想介紹一下我很喜歡,但還沒有力氣鑽研精通的工具,但篇幅已經太長,就留待下一篇繼續整理分享了!

#Productivity Tools



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