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精準命名專案與任務的價值

第 13 期 | 發布於 2022-06-11 | 最後更新時間 2022-06-11

從求學階段到出社會的職場,日常時間幾乎就是不斷地在完成一個又一個的專案。

這些專案的開頭通常是一件相對大的事,例如「完成期中報告」、「製作一份完整的競品分析報告」、「寫一集影片的完整腳本」等等。

通常從老師或者是主管那邊得到這個任務後,可能會把它記到自己的待辦事項清單,如果一次只有一兩件類似程度的事情還好,但假設這樣的大事情同時有個五六件、甚至超過雙位數,就容易進入一個惡性循環,每件事看起來都好難,很難做完,也不知道該從何開始。

我在求學過程中就是這樣的人,通常都是等到最後的 deadline 再熬夜趕出一份差不多的東西交差了事,出社會後慢慢地有改善,這一兩年可能有更好一點,改變的關鍵可能是因為我接觸了 GTD (Getting Things Done)的概念,學到該盡量把一件大事拆分成很多很多件看起來比較好執行的小事。

但該怎麼拆呢?以過去學生時期的我來說,可能會以「任務完成比例」去拆,比方說: 6 月底前完成 25% ,7 月底前完成 50%。

但這樣做的效果不是很好,只是自以為有合理分配進度而已,到頭來在時間快到的時候,還是不知道該怎麼完成。

今天想分享的方式是「更精準地命名專案與任務」。


精準命名的三個要素

這樣的精準命名由三個要素構成,時間、動詞、任務範圍。

比方說,原先的任務可能是「針對一個新的產品想法寫一份市場可行性評估的分析報告」,這件事假設我也沒做過,可能一時之間不知道該怎麼進行,那麼可以先嘗試依照上面的架構拆解看看。

最初步的拆解可能會是:

  • 用 1 個小時搜尋市場上既有的競品可能有哪些,並快速列成一個表單
  • 針對每一個潛在的競品,安排各 1 個小時整理他們的基本資訊並記錄下來,如核心功能與定價
  • 用 15-30 分鐘選定三個主要的競品,並寫下選擇的原因
  • 針對每個主要競品,安排各 3 個小時研究進階資訊並記錄下來,如目標客群、商業模式、使用者評價等。
  • 用 2 個小時將上述資訊以及自己的產品想法,全部整理在同一份表格(文件)進行比較
  • 用 2 個小時撰寫新產品的市場可行性評估分析結論

在命名的架構裡面,時間是一個通用的單位,能讓這件事情可以跟其他事情產生比較的維度。動詞是為了讓自己更快進入執行的狀況,避免陷入「好像不知道該怎麼著手」。而任務範圍則是給自己及協作者的條件限制,讓自己不會陷入無止盡的查找與研究中。

這邊的拆解,假設是第一次做,時間一定會估得差很遠,動詞可能不精準,範圍可能也相對模糊,但重點是透過這樣的練習,慢慢把原本很大的東西,透過比較容易理解的命名架構,來拆解地更小一點。

而實際在做的過程中,可能還可以再把上面的列點拆的更小,最好有機會拆成 30 分鐘左右可以完成的事。

若可以這樣拆開,就可以把原本很大的事情,切割成比較小的任務,並且逐步安排在自己的日常工作時段裡面,假設同時有四、五個大事情要做,而每個都有進度的壓力,就比較有辦法能同步有意義的進行。

精準命名也有助於團隊協作

而這樣子精準命名的價值,也適用於團隊的溝通協作上。假設自己是比較偏向接收任務的人,明確以這樣子稍微囉唆的方式列出自己的工作項目在共享的日曆或看板上,可以讓團隊的其他成員知道自己在忙什麼,他們有沒有機會幫你,或者也可以讓熟悉這類工作的人給自己回饋,比方說,某一個步驟可能不需要花那麼多時間。

而如果自己是偏向指派任務的人,那明確把自己想像中的任務拆細,也有助於對方理解「他需要完成什麼事」、「這件事大概要做到怎樣的程度(用工時去限制)」,而若自己估的時間不合理,對方也更好回饋:「這件事我可能需要 4 個小時才能完成」,此時自己就有機會跟對方針對這件事的細節再進行討論。

假設不透過類似的結構,而是用比較概括的方式來拆解,可能像是這樣:

  • 搜尋市場競品有哪些 (缺乏時間元素)
  • 做競品比較表 (缺乏時間,動詞不明確,不知道具體該做什麼事)
  • 寫分析結論 (缺乏時間、範圍)

這樣可能會讓自己以及協作者都難以快速聚焦在「需要的時間」以及「需要的完整程度」,這樣就比較難得到上面提到的這些好處。


Workflow 分享

今天要分享的 Workflow 姑且稱它為 Inbox 思維,這個 Inbox 可以是一個實體的箱子,可以是一個筆記文件,可以是一份純文字檔案,或者是一個列表,它最好是固定的(可以透過釘選、捷徑或實體的位置記憶來實踐),每當自己有任何一個想法、或必須完成的事情出現,就先記到這個 Inbox 裡面,然後安排固定的時間去處理 Inbox 裡面的事。

比方說,距離下班時間還有 2 小時,正在認真撰寫一個下班前一定要交件的分析報告,大概再 1-1.5 個小時可以完成,主管跑來你旁邊說,有件事情不是很急,但希望你兩週內可以整理給我 blabla。主管大概交代了一下事情的來龍去脈,自己快速判斷了一下,要完成這個東西大概需要 3 個工作天處理,難度普通偏難,有一些資訊需要梳理一下。

主管剛走,又看到 email 的收件箱多了一封信,預覽部分內文可以看到客戶寫說「希望今天下班前可以得到回覆」,因為很熟悉這整件事的情境,快速判斷大概需要 15 分鐘處理,難度不高。

此時我會快速在我熟悉的工作記錄軟體裡面的 “Inbox” 區域,記下兩筆資訊,第一個是「下班前,花 15 分鐘安排主管交付任務的下一步」。 第二筆資訊是「下班前,花 15 分鐘回客戶信」,記完後,就回頭繼續製作分析報告。

等到完成分析報告這個工作後,我會優先從 Inbox 找下一件需要做的事,此時會以可以馬上完成又急的事為主,因此我會接著回信給客戶。回完後,再繼續安排一下主管交付的事項,讓這件事拆成更多小步驟,然後放到 To-Do List 裡面,接著就下班!

這樣做的好處是:

  • 對於主管交付的新任務,雖然困難,但自己不需要當下就馬上分心理解、處理、組織新的任務,而延誤了原本正在進行的事情,畢竟大腦要轉換情境需要不少時間,轉換回來可能原本的分析報告也沒感覺再往下寫了。
  • 因為注意到那封信了,不可能「假裝自己沒注意到」,與其讓這件事陷入一個不確定的狀態,不如先快速判斷需要的時間,並記下「何時前要完成這件事」,然後就去做自己原本的任務。

這套方式對於熟悉 GTD 的人來說應該不陌生,它的好處是可以釋放自己的大腦處理能力,不用在動腦處理事情的同時還必須記憶很多「應該要去處理的事」。

但我覺得需要一段時間的練習及試錯,才不會陷入一個困境:「Inbox 累積的事情越來越多,最後整個系統崩潰。」這部分的心得就之後再來分享。


推薦文章

今天來分享兩篇類雞湯的清單文,第一篇是 Sam Altman 的 The days are long but the decades are short 。 第二篇是 CJ Chilvers 的 35 Lessons from 35 Years of Newsletter Publishing

我現在蠻喜歡看這些清單文,不會照單全收,但裡面可能會有幾則是自己很有感的,此時快速寫下自己的感想,就有機會產生更多的筆記與靈感。

所以這邊先列下兩篇文章我最喜歡的幾段:

第一篇:

  1. … Work very hard—a surprising number of people will be offended that you choose to work hard—but not so hard that the rest of your life passes you by. Aim to be the best in the world at whatever you do professionally. Even if you miss, you’ll probably end up in a pretty good place.
  1. … It really is true that you become an average of the people you spend the most time with.
  1. Ask for what you want.
  1. Do new things often. This seems to be really important. Not only does doing new things seem to slow down the perception of time, increase happiness, and keep life interesting, but it seems to prevent people from calcifying in the ways that they think.

第二篇:

  1. Curation matters. There’s way too many creators and not enough editors. This scarcity creates value.
  1. … If you build a newsletter of value, it’s your duty to expose it to as many readers as possible.
  1. Create daily. You don’t have to publish daily, but creation is the habit that makes everything else possible.

第一篇更多是生活與工作態度上的喜歡,第二篇則是因為正在寫電子報,整篇的一些想法都很有感,也蠻激勵的。


新東西分享 - 極速又極簡的大綱編輯器 Bike

今天想分享的新東西是 5 月下旬發現的新工具 Bike: Tool for thought,嘗試了一下發現蠻喜歡。目前只有 mac 版本(應該也不會開發蘋果以外的),也還在非常非常初期( v1.2 版,是正式發布後的第三個版本而已)。

我會想嘗試是因為 Bike 主打的是編輯器的體驗以及效能,測試以後發現真的是非常的絲滑順暢,有很好的體驗,稍微學習一下快捷鍵使用後整體用起來更流暢。如果你曾嘗試過 Workflowy, Logseq, RoamResearch 之類的 Outliner ,應該可以更快上手。

如果沒有試過,也可以下載來測試使用看看,目前功能還很少,但如果只是要個可以快速拆解事情的大綱軟體,好像也蠻夠用的,免費版據我理解就可以無限使用,只是可以自訂的項目很少。而付費買斷版就要 31.49 美金,對我來說以目前的功能有點貴,但會持續關注開發的進度。


其他

上一篇電子報是三週前發出了,通常我會斷更超過兩個禮拜的原因都是:我正在花時間做某個有點挑戰但我又很樂此不疲的東西。

上次是部落格的改版,這次則是之前提到的個人 Wiki 的改版,節錄一下我前幾天在 Twitter 上面的分享:

經過了一個月持續更新個人 wiki ,我發現我真正想要的不是「wiki」,wiki 感覺更像是面向一個社群或一個知識主題的知識系統,但對我來說,我想要的核心元素比較不是「多人協作」以及「知識」,而是更初步的「想法」。

我想要的地方仍會放置知識,但更偏重的是我對這個知識的想法與觀點。 我想要的地方仍會開放其他人留言,但更偏重的是放置我自己的內容。

所以我決定調整這個子網站的方向與定位,重新思考以後的定位如下:

這個網站會分成兩大類的內容,一類是我的「長青筆記」(evergreen notes),一類是我的「想法快照」(姑且稱為 thought snapshots)。前者是我會持續維護的筆記,每則筆記只承載一個觀點或主張;後者在紀錄的當下即成形,也許會發展成長青筆記,也許過一陣子就會被拋棄。

期待下週可以來正式分享這個改版!



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