Heptabase 完整介紹 - 以卡片和白板為基礎，最能讓你進入心流的視覺化學習軟體

這篇文章要來介紹的是，由台灣團隊開發的知識管理／學習軟體： Heptabase 。

在介紹前要先說明一下，我從 2023 年 9 月開始加入了 Heptabase 團隊擔任 customer support，但這篇文仍會以一個用戶的角度去介紹 Heptabase 的各項基本功能以及簡單的心得，還是歡迎你參考看看！

Heptabase 是什麼？

如果要用一句話介紹，我會說 Heptabase 是一個幫你理解複雜主題的學習軟體。

如果可以再多一點字，我會說 Heptabase 是一個融合白板、卡片與其他好用功能的視覺化筆記軟體，目標是幫你更好的理解與學習複雜的知識。

我是在 2021 年 10 月時第一次知道這個軟體，後來在隔年 1 月看到 Heptabase 獲得矽谷創投 Y Combinator 投資的消息時開始感興趣想嘗試，就直接開始付費使用，結果用了一年多，還加入了開發團隊成為員工。

目前 Heptabase 是市面上最符合我需求的「個人知識管理工具」，無論是拿來做筆記、思考、或者是學習新知，它在「輸入、處理、輸出」這三個讓「資訊」成為「知識」的不同階段上，都表現得很好，而且越來越好。

靠著 Heptabase 的幫助，我也順利地建立了專屬於我自己的個人知識管理系統，並且持續迭代中。

以下是面向 Heptabase 初學者的介紹文，若你第一次聽說 Heptabase ，或者是還沒用過想先瞭解看看，希望這篇介紹文可以帶給你一些幫助！

Heptabase 的核心元素 - Card & Whiteboard

首先來介紹 Heptabase 最核心的兩個元素：卡片以及白板。

若你沒有接觸過任何類似的視覺化筆記軟體，或許你可以先把「卡片」跟「白板」想像為其他工具裡面比較常見的「頁面／文件」（page/doc）與「資料夾」（folder）。

只要稍微理解這兩個元素的搭配方式與用法，你就很容易可以建立對你有幫助的內容階層架構！

Card

功能豐富的卡片編輯器

筆記卡片（note card）是 Heptabase 裡面最基礎的元素，在卡片裡你可以放入各種各樣的內容，例如單純的文字、三個層級的標題、Todo list、有序與無序列表、可以收合的 Toggle list、表格、程式碼、數學公式、還有圖片、影片、音訊檔案等等。

這些不同類型的內容，在卡片裡面都是一個一個「區塊」（blocks）。透過區塊的互相搭配，你可以在每張卡片都自由地放入你想要放的內容。

而且操作非常簡單，只要輸入一個 slash 反斜線 / ，就可以叫出這些選項，這時你也可以再打個關鍵字搜尋你想要的選項，例如輸入 im 就會自動跑出 image 可以插入圖片。

每張卡片都可以與其他卡片連結

每張卡片的第一行就是該卡片的「標題／卡片名稱」。可以被其他卡片以「超連結」的方式來連結與引用。例如下圖的範例，內文有三段列點的藍色文字：

當你對別人視為理所當然的事情產生疑惑並提出問題，就有機會激發思考與回應並形成一篇好的文章
透過問題產生想法的最好方式就是把那些你思考後的初步見解寫下來，即使他們很糟糕也要寫下來
只有針對自己感興趣與在乎的主題才能產生新穎的見解

這三點分別對應到的是三張不同的卡片。透過這種超連結的方式，我可以很容易地在卡片裡面建立跟其他卡片之間的關係。

透過 Card Info 看到更多卡片的資訊

每張卡片的下半部會有個 "Card Info"，這邊會由三個區域構成：基本資訊、Backlinks（反向連結）以及 Tag & Properties。

基本資訊包含建立日期、更新日期、字數、所屬白板等等。

反向連結聽起來有點複雜，但白話來說就是「有哪些卡片連到自己」？

以下圖為例，這是上面那張卡片裡面連結到的第三張卡片「只有針對自己感興趣與在乎的主題才能產生新穎的見解」，所以你可以看到在反向連結的區域裡面有「A letter from PJ - “The best essay” 的讀後心得」這張卡片（代表這張卡片有連向自己），當然也包含了其他「有連到自己」的卡片。

這個功能的用途是，只要你有意識地建立反向連結，你在未來就有可能會發現「不同卡片之間的關聯性」。例如我已經五個多月沒看這張卡片，但現在看這反向連結的資訊，我就會觸發許多當時的印象，讓我更快進入當時閱讀的情境裡面。不過這不是一定要做的事，我有非常多卡片沒有任何的反向連結。

最後一個區域則是 Tag & Properties 的資訊，這個稍後會介紹。

Whiteboard

白板是 Heptabase 裡面收集、整理與使用卡片的主要地方，在 Heptabase 裡面：

你可以建立無限個白板
每個白板裡面都可以放置無限個「子白板」
每個白板和子白板都可以放置無限個卡片與其他白板元件

我在介紹 Heptabase 給朋友時，都會將白板描述為「主題資料夾」，比方說我有「生產力工具」白板，有「攝影」白板，有「職涯規劃」白板，當我建立這些白板後，我會把相關的卡片放到這些白板裡面。

除了主題資料夾以外，另一個我很常使用白板的方式是把它當成「數位書桌」。我以前會在實體書桌上把印出來的講義攤開來放，並且把其他相關的資料放在不遠處。

在 Heptabase 裡面，這件事變得更方便、更好用，你可以先把研究與思考某件事相關的資料全部都丟到白板裡，然後再慢慢去思考它、整理它。我自己的經驗是，單純能把許多文件與資訊平鋪在同一個空間，就是一件非常能幫助理解與思考的事。

不過，當這些東西慢慢累積起來，一定會開始變得混亂。為了讓每個白板內的東西都能根據使用者的偏好來安排與整理， Heptabase 也提供了非常多種不同的「白板元件」，來讓使用者靈活搭配使用，組合出自己心目中最舒服的白板。

Heptabase 的白板元件 - Text element, Mindmap, Section

Text element

有的時候，在 Heptabase 裡面你臨時需要一個類似便條貼的東西來補充想法或者註解某張卡片，這時就很適合使用 Heptabase 的 Text element ，可以在任何白板裡面按下右鍵選擇 Text ，就會出現一個透明的輸入框框。這個框框不只是可以輸入文字而已。在經過多次迭代後，這樣的一個 Text 元素，可以放入各種內容，也可以改變底色。幾乎就跟卡片一樣，例如下圖：

那麼，卡片跟 Text 到底有什麼不同？為什麼要多出這樣一個層級？

以我的理解來說，這兩個東西關鍵的差異在於：

Card 能夠在不同白板重複使用，因此可以被引用、可以被全局搜尋、可以標註 Tag
Text 只專屬於當前的白板，只可以在白板內搜尋

所以對我來說，假設有個概念我認為是未來有機會重複使用的，我就會使用卡片。

假設某個東西只是為了讓當前的白板更好理解，我不太希望未來一直搜尋到它，那我就會使用 Text 元素。舉例來說，我的一些複雜白板會需要用顏色去區分卡片的狀態或者重要性，但這些規則過一段時間可能就會忘記，所以我就會用 Text 元素把規則寫在這個白板的視覺起點，讓我每次進入白板後，都知道該怎麼使用這個白板。

Mindmap

Heptabase 的 Mindmap 功能，則是另一個完全可以跟卡片互補的白板元件。你只要在白板上按滑鼠右鍵，就可以建立一個新的 Mindmap。你也可以在一張卡片上面按下右鍵，將 Mindmap 選項打勾，這樣就可以讓這張卡片成為 Mindmap 的主節點。

Mindmap 是特殊規格的元件，它有幾個「只有它才有」的特性，例如：

在編輯時會自動排版，你可以專注於層級與內容，讓 Heptabase 幫你排版與連線
可以輕易地拖曳子節點到不同層級裡面，這時也會自動調整排版

我覺得「排版自動調整」以及「隨意拖曳更改架構」這兩個專屬於 Mindmap 的特性，創造出了完全無壓力的自由體驗，讓我可以很容易地「由下到上」，學習我完全不熟悉的領域的相關概念。

舉例來說，當我在工作上要研究一個全新的領域，我會邊看網路上的介紹，把他們記在心智圖上，這時我可以專注於記錄以及簡單的上下階層關係。而當我看了更多介紹，我可能會發現原本的心智圖需要調整層級，這時我也可以很輕鬆地拖曳調整架構。

在這個過程中，若我發現某則節點的重要內容不少，我也可以隨時把文字節點轉換成「卡片」，此時這張心智圖上的卡片節點，就成為了其他地方可以重複使用的內容。

而且心智圖式的大綱能更好地利用螢幕的空間。我較熟悉的大綱型軟體大多都是一個直式的列表，但是螢幕大部分的狀況下都是橫的，直式列表在橫式螢幕中比較沒有辦法完整運用螢幕空間，但放到白板裡的 Mindmap 則可以利用更多的螢幕空間，進而承載更多的資訊。

有了心智圖後，我覺得我在 Heptabase 裡面更能夠好好整理白板上的內容了，是我非常推薦的功能。

Section

當你在 Heptabase 慢慢累積了一些白板與內容後，有的時候你會想把一小群的卡片放在一起組成一個群組。例如，我的個人知識管理系統裡面有探索、捕捉、發展、精煉、交流等五個階段，但他們彼此環環相扣，我希望把這五個階段的相關卡片都放在同一個白板上面，又想要能夠在視覺上有所區別，這時 Section 就是最適合我使用的白板元件。

你只要把想要組成 Section 的卡片們框選在一起，再點選右鍵選單，就可以直接以這些卡片的佔用範圍來建立一個 Section ，建立好以後，當你移動這個 Section ，裡面的卡片也都會跟著移動，而且你可以為 Section 命名，或者更換不同的底色。

那麼，白板跟 Section 同樣可以「涵蓋一些卡片」，這兩者有什麼不一樣呢？

對我來說，白板更重視的是邏輯上的階層關係，就跟資料夾一樣，放在某個白板裡的，就是「屬於」這個白板主題的卡片。

但 Section 重視的則比較偏向「視覺上」的關係，透過框框、顏色與連線等不同的視覺元素，可以在同一個白板裡面，建立數個不同的 Sections 分區，來一次處理多個群組之間的關係。

另外，Section 有個隱藏功能是，當你把白板 zoom-out 到比較小的比例時，可能會看不太清楚各個卡片的細節內容，但這時 Section 的標題會被放大，因此你即使到了一個複雜的、擁有大量卡片的白板，只要好好地區分 Section ，還是很容易可以快速掌握全局，進而找到你當前最想看的區域。

Heptabase 的視覺輔助 - Arrow, Connection, Color

在 Heptabase 的白板裡面，除了可以放置內容的卡片與文字、可以將內容分組的 Section 與子白板之外，還有純粹的視覺輔助工具： Arrow（箭頭）、Connection（連線）與 Color（顏色）。

目前的箭頭有一般箭頭、粗體箭頭、無箭頭三種樣式，而連線也有曲線、直線、以及直角折線（elbow curve）三種。

另外，無論是卡片、白板、分區、連線等內容，全部都可以選擇不同的顏色（目前淺色模式跟深色模式都各有 8 種顏色）。

透過這幾項視覺元素，可以很輕鬆地建立白板上不同物件之間的關係。例如，我之前曾在 Twitter po 了一篇【我的 Heptabase use case 之一：求職】，當時我就是靠著一個白板，寫下我的履歷、過去經歷與能力、以及其他相關的內容，再搭配顏色與連線讓內容的重點更加突出。

對我來說，這些視覺元素的重要性不亞於實體的內容，當我在內容之間加上一些顏色與連線時，我也同時再度檢視了一次內容與內容之間的邏輯關係，這對我來說又是一次精煉自己白板的契機。

Heptabase 的卡片管理與查找： Card Library, Tag, Search

當你的卡片愈來愈多，這時你可能會發現有幾個狀況

你希望更快找到某些卡片
你希望可以用更精細的條件去篩選或分類卡片
你希望可以跳脫白板的分類方式去管理卡片

這時，以下三個功能都可以協助你更隨心所欲地整理以及查找自己的卡片。

Card Library

Card Library 是 Heptabase 裡面的卡片管理站，點進去後會看到一張一張的卡片依照時序並排在一起。

在 Card Library 的上方有一排篩選選單，在這裡依序有幾個不同的選項：

Card Type：可以依照卡片的類型篩選卡片
Tags：可以篩選特定 tag 的卡片
Whiteboards：可以篩選特定白板內的卡片
Uncategorized ：所有不屬於任何白板、沒有 tag 的孤立卡片。
Custom：可以自訂篩選過濾器，根據 tag 、白板、關鍵字去自訂過濾器，並把這個過濾器儲存起來。

在篩選出想要的卡片後，也可以直接在 Card Library 框選想要的卡片，然後就會出現一個選單，這時可以選擇一次把這些卡片：

開啟在一個新的 tab 查看寫作
輸出為 markdown 檔案
加上某個 tag 標籤
放到某個白板裡
刪除

從上述功能可以看出， Card Library 有點類似一個卡片中轉站，可以快速找出你想要的某個條件下的「一堆」卡片，然後再用你想要的方式去管理、整理這一堆卡片。

另外，Card Library 上方有個小小的掃把按鈕，他可以為你刪除卡片庫中完全空白、也不屬於任何白板的卡片。這是我覺得很貼心實用的小功能，也可以更降低創立卡片時的阻力，因為暫時空白，也沒差。

Tag

除了用 Card Library 來管理篩選卡片以外，Heptabase 也提供了為卡片上 tag 標籤的功能，而且每個 tag 都可以設定自己對應的 properties（屬性）。

舉例來說，上圖是來自 Heptabase 官方範例的 Tag 圖，這個標籤是「hci learning」（Human–Computer Interaction），所以只要任何卡片有被貼上這個標籤，就會出現在這個畫面裡。

但針對這個標籤還可以設定各種不同的屬性，例如單選、多選、checkbox、純文字、數字、日期、網址等等。所以一張有著 HCI 標籤的卡片，就可以標註他的資料來源是哪、子分類是什麼、是否重要、得到什麼 insight 。

透過這個 tag-properties 的對應，可以為每張卡片都增加更多的 metadata ，此時就可以再更進一步地篩選、或者切換成看板視圖（kanban view）。

Tag - Kanban view

當你有了一個 tag ，並且裡面有著某些單選屬性時，就可以切換成看板模式。以上圖來說，就是把「product idea development」這個 tag 裡面的「Idea Development Status」屬性作為看版的篩選要件，此時裡面不同的狀態如 New, Thinking, Desigend, Shipped, Archive 等就可以轉換成看板模式。

我自己最常使用看板模式的情境是有明顯工作流的卡片們，例如我有 articles 這個標籤，裡面有個 status 屬性，我就會區分「Inbox、Working、Paused、Done」等不同的狀態，此時用看板視圖就可以很方便地看出哪些卡片處於哪個狀態、我接著該處理哪些卡片。

在有了 Kanban view 以後的 Heptabase ，等於有了一部分的專案管理能力，雖然還沒有專業的軟體那麼全面，但若要拿來管理一些自己不同卡片的處理狀況，已經很夠用了。

Search

前面提到的 Card Library 以及 Tag ，比較像是你知道你有某一群卡片放在某個抽屜裡，因此你可以很快地找到那個抽屜，打開它，取出卡片。

但很多時候，你可能根本不記得「自己有沒有某張卡片」或者「自己的卡片放在哪裡」，此時會用到的就是 Heptabase 的搜尋功能。

目前在 Heptabase 裡面最常用到的兩種搜尋方式分別是：

全局搜尋（Cmd/Ctrl + O）
白板內搜尋（Cmd/Ctrl + P）

這兩種用法各有對應的場景，我幾乎天天都會使用到。

全局搜尋

全局搜尋在 Heptabase 的任何畫面中都可以使用，開啟搜尋後就會出現一個小框框，此時輸入要搜尋的字串，就會跑出對應的內容。而點開後，就可以馬上編輯這個卡片，或者進入某個白板、tag 裡面。

我通常在下列兩個情境使用這個功能：

我想要找某個我有印象，但不清楚放在哪裡的卡片
我要快速跳轉進入某個白板或 tag 裡面。

白板內搜尋

第二種的白板內搜尋我更常使用，透過這種方式搜尋，只會搜尋「當前所在的白板」，而在搜到後點下去，畫面就會自動跳轉到這個卡片或白板元件上面。

我通常在下列兩個情境使用這個功能：

我剛進入某個有點複雜的白板，想要馬上找到某張我知道在這個白板的卡片
我在白板裡面迷失了，要快速跳轉回到某個位置

在使用 Heptabase 一段時間以後， Cmd + O 跟 Cmd + P 幾乎變成反射性的動作，能夠快速找到自己想找的卡片，體驗真的非常好！

Heptabase 的收集箱： Journal & Task

Journal

在 Heptabase 裡面，有一個專門為了「快速無壓紀錄」而設置的獨立空間 Journal ，只要點選左側邊欄的第一個按鈕，就可以進入這個「以日期為主體」的內容存放空間，透過上面的導覽列和日曆可以跳轉到想要的日期。

每一天的開始，就是一則空白的輸入區塊，在這邊可以快速記下靈感與想法文字，這些內容就會存放在這一天的這則 journal 裡面，但這些文字還不會成為獨立的卡片，他們更像是某個便條紙、日記本、收集箱之類的存在，獨立於自己的卡片與白板工作區，但若有需要，隨時可以將 journal 裡的文字轉為卡片。

第一種方式是透過 block menu 轉換，只要將想要轉換的文字都框選起來，再點選左邊那個小小的「block 符號」，並選擇「Turn into new card」，就可以將這段文字轉換成卡片。第一段的文字內容則會成為該卡片的標題。

而原先的文字在 Journal 上面則會變成一個「連到新卡片」的超連結。

第二種方式是把內容區塊拖曳到白板裡。在任何白板可以從右上角打開 Journal ，此時可以直接把想要的文字區塊拖曳到白板，就會直接把這些文字轉換成卡片，第一段的文字也會成為該卡片的標題。

而原先的文字在 Journal 上面也會變成一個「連到新卡片」的超連結。

這兩種讓「零散文字」轉換為「卡片」的操作，讓 Journal 成為 Heptabase 裡面很適合記下靈感與想法的第一站。

但我覺得 Heptabase 裡面 Journal 最實用的地方，是直接按照日期，做成一個 Journal 日曆。關於這部分的實作經驗，可以參考 Heptabase 社群中的 Chase 的這篇文章：

Heptabase 的 Journal 使用方法，掌握週回顧與月回顧

對我來說，把 journal 一個一個放到白板上的最大好處是：我可以很快地回顧過去幾天、幾個禮拜我紀錄的內容。這是我過往使用其他有 journal 的工具時完全無法有的體驗。當我發現我可以一目瞭然看到過往的紀錄時，我就不再需要很謹慎小心地去整理或編輯 metadata，而是可以更專注於記錄與拆解。

所以我非常推薦大家也可以在 journal 裡面記下自己每天的各種想法與發現，然後把他們放到白板上，這是我使用頻率最高的 Heptabase 功能。

Task

當你在任何一張卡片或者 Text element 或 Journal 裡面，使用 /todo list 新增一個待辦事項後，你會發現左側多了一個紫色的「Task」按鈕。點進去可以看到所有你在 Heptabase 裡面記下的待辦事項、他們的到期日、以及他們所屬的卡片或白板。

另外，這些待辦事項會依照他們的「到期日」分成四類，分別是：

Today：今天到期的任務
Upcoming：在未來到期的任務
Overdue：已經到期的任務
No due date：沒有設定到期日的任務。

Task app 的用途很單純，就是讓你可以「無壓力地記下待辦事項」。比方說，你在 Journal 裡面記錄心情時，突然想到一件可以做的事，你就記下了待辦事項。或者是，你在白板裡面研究某個主題時，你想到應該要再看某篇文章，你也可以隨意地記下來。

這些未完成的任務，會忠實地出現在 Task app 裡面，這讓你不用擔心找不到過去某個時間點記下的任務。

不過，Heptabase 的目標並不是成為一個 "All-in-one" 的全能軟體，因此待辦事項的功能也不會像其他專門的任務管理軟體一樣那麼完整。對我來說，他是一個基本堪用的功能，我會拿來記錄一些思考與學習時還未有結論的問題或下一步行動。但我不會拿它來管理我的日常工作與待辦事項。

Heptabase 裡面不同的卡片類型： Card Types

不同類型的物件都可以是卡片

在 Heptabase 裡面目前共有七種類型的卡片，他們分別是

Note card：最基礎的筆記卡片，也是可以最靈活運用的卡片。
PDF card：只要是放入 Heptabase 的 PDF ，都會變成 PDF card。
Journal card：在 Heptabase 裡面所有有內容的 Journal 日期都會變成單獨的 journal cards，讓你可以方便的篩選與管理他們。
Highlight card：在 PDF 或者 Readwise 畫線產出的 highlights 都會變成 highlight cards。

比較特別的是下列這三個：

Image card：圖片卡片
Video card：影片卡片
Audio card：聲音卡片

這三種類型的卡片，我們先以 media cards 統稱。在 Heptabase 裡面，你目前有兩種方式可以「製作 media cards」。

第一種是在卡片裡面先上傳某個圖片影片或聲音檔案，這時你將滑鼠游標移到這個檔案的右上角，點選選單，就可以看到「Add to card library」的選項，按下去就會把這個單純的檔案轉換為卡片。

第二種方式是點選畫面最左上角區域的＋號按鈕，就可以選擇想要的類型，並且上傳檔案變成卡片。

那麼，為什麼要這麼麻煩？還要多一個步驟「轉換」呢？單純的圖片、影片與聲音，跟「卡片」差別是什麼？

Media Elements 與 Media Cards 差在哪？

我們先統稱那些「未轉換成卡片」的叫做 media elements，而轉換後的叫做 media cards，他們關鍵的差別有下列幾點：

只有 media cards 會出現在 Card Library （因為他們是卡片）
只有 media cards 可以加上 Tag 與 Properties （因為他們是卡片）
只有 media cards 可以被提及引用（例如你可以用 @ 提及一張很關鍵的地圖 image card。）
只有 media cards 可以拿來進一步利用（例如產生逐字稿、產生 AI 的摘要或者其他後製的功能。這些功能目前還沒有開發，但是很有機會在未來開發，他們應該都是只能針對「cards」使用的功能）

換句話說，要不要轉換成卡片，你可以自己看你的用途來決定。對我來說，一個判斷標準是：

這個多媒體檔案是否有重要到我會需要重複提及與使用？如果會，那就轉成卡片。

但如果這個東西只有在目前的白板或卡片情境下才有意義，那就未必需要轉換成卡片，反正你隨時都可以再轉換，有需要再加入 Card Library 就好。

Heptabase 的左右側邊欄是稍微有一點點進階的概念，但只要熟悉後，就會覺得非常好用，非常有幫助。所以還是值得稍微了解一下。建議可以搭配官方 Wiki 的這篇文章一起閱讀。

首先是左側邊欄，你可以先把 Heptabase 想像成一個網頁瀏覽器，在左側邊的每一個 Tab 就是一個單獨的「分頁」，比方說打開白板後就會開啟一個「白板分頁」，當你在白板中點選進入某個子白板，這個分頁就變成了那個子白板。

這跟其他筆記軟體是蠻不一樣的地方，在其他軟體的左側邊欄大多是呈現檔案資料夾的結構，所以你可以看到所有的檔案，也可以隨時點選進入這些檔案。但在 Heptabase 裡面，你反而沒辦法一次看到你所有的檔案（卡片）。

不過，Heptabase 提供了 Pinned tab、Tab folder、以及 Tab group這幾個不同的功能來取得平衡。

首先是 Pinned Tab，你可以在常用的 Tab 分頁上面按右鍵選擇 "Pin" ，這就會讓他固定在左側邊欄上面，讓你隨時都可以點選它。

接著是 Tab folder，你可以建立資料夾來管理這些常用的 Pinned tabs。

最後是 Tab Group，它代表著「全新的另一組分頁架構」，可以有一套新的 Tab folder、Pinned tabs 以及開啟的分頁。

舉例來說，我最常用的三個 Tab groups 分別是： PKM、Travel & Leisure & Customer Support。這三個分頁群組裡面分別開啟與釘選著完全不同的白板或卡片分頁，例如：

PKM 裡面，有我正在撰寫的文章草稿與歸檔紀錄
Travel & Leisure 裡面，有我為了每次旅遊計畫而製作的白板 tab 以及相關的卡片，也有我的攝影白板。
Customer Support 裡面，則是有個測試專用的白板分頁，還有某些分類好的常見問題回答，以及某些我需要時常重讀與思考的卡片。

從這個案例可以看到，每當我一早開始工作時，我就會直接切換我的 Tab group 到 Customer Support ，這時我用得到、我會想看的白板與卡片，就已經全部都開啟在左邊。

而當我下班後，開始寫我想寫的東西時，我則會切換到 PKM group ，這可以一鍵讓我離開工作的情境，轉移到我的思考與寫作情境。

有時候當我看到某些想去的地方或者一些好看的照片，我則會切到 Travel & Leisure 群組，然後把看到的東西記下來。

對我來說，左側邊欄代表的是「迅速切換整組情境的能力」，這讓我想到某件事，就可以直達那件事，而不會在中途分心。這是 Heptabase 非常棒的一個功能。

如果說左側邊欄是讓你快速切換整組情境，那右側邊欄就是快速讓你讀取「這個情境裡面輔助資訊」。

Heptabase 的右側邊欄有個特色是，它的功能會根據「分頁的類型」有所不同。

例如，白板或一般卡片分頁裡面，右側邊欄會有 References、Table of content、Info、Insight 這幾個項目。

但是 Journal 的分頁裡面，右側邊欄會多出一個「Task」的項目，呈現那些「該日到期的任務」。

而 PDF 卡片的分頁裡面，右側邊欄則只有 References、Info 以及 Highlight 這幾個選項。

這樣設計的用意是，希望你在進入某個分頁時，就可以用最快的速度找到與使用對你有幫助的資訊。

另外，每個分頁的右側邊欄歷史是各自獨立的，比方說我的「攝影」白板裡面開啟的右側邊欄是許多張我常常參考的卡片，但是在某篇我正在寫作的文章裡面，右側邊欄則是他的 table of content 目錄。

這達到的效果是，每次我透過左側邊欄切換情境與分頁時，我上次工作到一半的右側邊欄就會自動開啟，維持在先前的狀態，這讓我非常容易接續著進行之前在做的事。

白板才有的特殊右側欄工具： Journal, Card Library, Highlight

如果你照著上面的介紹開始玩 Heptabase ，你會發現白板分頁的右上角有比較多不同的選項。例如可以打開 Journal 或 Card Library ，直接在上面記東西或把卡片拖到白板上。

以我來說，我很常在整理一個白板時想到某些靈感，這時我就會開啟 Journal 側邊欄把靈感記錄在上面。而當我想到某張卡片，想把它放到白板上面時，我就會打開 Card Library 側邊欄把卡片拖進來。

這些靈活的操作方式都讓我每次能夠「想到什麼就做什麼」，所以在 Heptabase 裡面非常容易進入專注的心流狀態。

在 Heptabase 裡閱讀、畫線與註記： PDF & Highlight

說到閱讀與畫線，Heptabase 裡面也有堪稱完整的 PDF 閱讀、畫線與註記體驗。

目前針對 PDF 提供了兩種畫線模式，一種是對文字畫線，一種是直接選擇一個區域的「截圖畫線」，兩者畫線後都會產生一則 highlight ，此時可以更改這個 highlight 的顏色、可以在 highlight 上面寫筆記註解，可以把 highlight 元件丟到白板上面跟卡片連結、也可以把 highlight 嵌入到卡片裡面。

除了 PDF 的 highlight 以外， Heptabase 目前也支援 Readwise 這個產品的串接。只要設定好 Readwise 的連線，之後在上面產生的所有 highlights 都會同步到 Heptabase 裡面，可以讓你跟既有的白板與卡片去建立關聯。

Heptabase 的 Mobile app

目前 Heptabase 的手機 app 已經越來越成熟，你可以在上面閱讀與編輯卡片和白板，也可以速記 journal 的內容。

對我來說，目前的 Heptabase 手機版本提供的是「在移動時可以快速紀錄」與「查找並編輯過往的卡片」這兩個能力，這對於出門在外臨時有想法想記錄、突然想看一下自己某個卡片研究的東西等場景，都非常實用。

不過我自己覺得若再補上幾個功能，手機會變得更完整、更好用：

在手機 app 裡面閱讀 PDF 與劃線註解的能力
在手機 app 查看 Task 的能力
在手機 app 編輯 Tag 資訊的能力

在這幾個功能完成後，我預計會再寫一篇更完整的手機 app 介紹，請拭目以待！

Heptabase 的多平台與網頁版

目前 Heptabase 提供了多平台的版本，包含 MacOS, Windows, Linux 等三個不同桌面版作業系統，iOS 與 Android 兩個行動作業系統，以及無論哪個作業系統都可以使用的網頁版（web app）。

你可以在 Heptabase 的 download 頁面下載最新版本的 Heptabase 。

你也可以點選官網右上角的 Log in，或者是直接輸入https://app.heptabase.com 來使用體驗跟電腦版幾乎完全一致的網頁版。

對我來說，我更常使用 Mac 版本，因為快捷鍵不容易與瀏覽器衝突。但在下列特定的使用場景中，我認為網頁版更有優勢：

假設電腦的儲存空間較少，那麼這時非常建議使用網頁版，因為若使用電腦版，會把所有資料都存在硬碟裡（以讓你離線使用），但網頁版則會全部都讀取伺服器的資料，不會佔用網頁空間。
當我希望使用瀏覽器的插件時，網頁版也很適合搭配使用。
在某些無法下載單機軟體的場合，例如圖書館或辦公室的公用電腦，這時也適合搭配 Web 版本使用（但用完要記得登出）

Heptabase 的同步機制與離線使用

Heptabase 的同步機制

在上述提到的所有平台使用 Heptabase 時，只要開啟「Sync」同步，就可以享受幾乎實時同步的編輯體驗，例如，同時開啟網頁版與 Mac 版與手機版，在 Journal 打下幾個字，大約零點幾秒後，這些字也會出現在其他對應的版本裡面。

不僅是純文字，圖片、影片或檔案也一樣，能很快地就完成同步，所以完全可以拿 Heptabase 當做簡單的「跨裝置傳資料」工具。

不過，有同步功能之後最擔心的就是「版本衝突」的問題。舉例來說，原先在網頁版編輯一張卡片，此時打開 Mobile 版本進入這張卡片，但 Mobile 版本還沒完全同步雲端的版本，就編輯了新的內容。此時因為 Mobile 版本的時間戳更新，就會反過來覆蓋掉網頁版的內容。

針對偶爾可能出現的這種狀況， Heptbase 目前的處理機制是「版本紀錄」（version history）的功能，點開每張卡片或 Journal 日誌的選單，都可以看到這個頁面，進入後就會看到不同裝置與不同時間的編輯紀錄。

Heptabase 可以離線使用

除了完全同步使用 Heptabase 之外，Heptabase 也允許你「離線使用」或「停用同步」。

若你使用的是電腦版的 Heptabase，系統會把所有的資料儲存在你的電腦裡面，因此即使突然之間離線了，仍然能夠正常、順暢地使用 Heptabase 。當連線回復時，則會再與雲端同步資料的最新狀態。

我曾經在搭飛機時完全離線使用 Heptabase ，當時的體驗非常好，短短幾小時的時間內讀了好幾篇文章，製作了一堆卡片。推薦有機會可以嘗試看看。（直接把 wifi 關閉就可以了）

另一方面，有些人則是希望自己的資料從頭到尾都不要同步到雲端，因為可能公司的資安規範有要求，或者是自己有很隱私機密的資料，此時只要在設定裡面取消同步，Heptabase 就會完全刪除雲端的資料，接下來所有的使用都會變成一個純單機版軟體。

不過，這樣的做法僅限於在一台裝置上使用，目前 Heptabase 並不提供「單一帳號的多裝置離線使用」。

Heptabase 的備份、導出與永續性

前面提到的同步，是會在雲端持續產生最新版本的資料，但 Heptabase 也提供了完整的「單機備份」功能。每次當你關閉 Heptabase 時，系統就會自動產生一個壓縮檔，裡面有一個涵蓋整個 Heptabase 卡片資料的 .json 檔案，因此若想要復原到某個版本，也可以直接用備份檔案復原。（這個功能需要由客服手動開啟才能使用）

不過隨著資料越來越多，備份檔案也會變大，因此我大概每兩個禮拜左右就會清理一次我的備份資料夾。

除了備份以外， Heptabase 也提供了完整的手動資料導出功能。在設定裡面點選 Export Now，就會產出一個壓縮檔案，裡面會將所有卡片、心智圖與白板都以 markdown 格式導出，並且附帶相關的圖片、影片與 PDF 檔案。

對我來說， Heptabase 的自動備份以及手動導出，都是一種「安心保險」，能夠讓我更放心地在裡面累積資料。

除此之外，還有一種更大的風險是「公司倒閉，產品收攤」，對於這個風險， Heptabase 在官方 wiki 也有對應的說明，重點有兩個：

目前 Heptabase 的營運狀況穩定，現金充裕，因此短期內沒有任何營運上的風險。
即使最糟狀況下 Heptabase 公司關閉了，團隊也會開源 Heptabase 程式碼，讓用戶可以繼續使用。

Heptabase 的定價

在 2023 年 8 月 31 日上線 1.0 版本以後， Heptabase 的定價分成兩種：

年訂閱，每年付費一次，一次繳納 $107.88 美元，換算每個月的費用是 $8.99 美元
月訂閱，每月付費一次，每個月的費用是 $11.99 美元。

無論是要採取哪種付費方案，在註冊新帳號時，都可以享有七天的免費試用。這個試用必須要填入信用卡號，填入後不會馬上扣款，但七天試用期過了就會根據你選擇的方案扣款。

我自己在功能還蠻陽春的 2022 年 1 月就付費訂閱，當時就已經覺得很划算，現在的 Heptabase 功能更全面，使用體驗也更好，已經成為我不可或缺的學習工具以及知識管理流程的核心，我覺得它帶給我的收益遠超過每個月我為它支付的費用。所以非常推薦大家訂閱試用看看！

歡迎使用我的推薦連結註冊使用，可以享有第一次付款時 $5 美元的折扣。

小結：Heptabase 的核心價值是串接不同功能的工作流

由於篇幅的關係，這篇文章只能簡單介紹目前 Heptabase 已經有的幾個主要功能，但對我來說， Heptabase 的核心價值在於，將這些功能流暢地搭配與串接起來的工作流，例如每天在 Journal 記了某個想法，然後在週末倒到白板裡面，建立成 mindmap 與卡片。又或者是在 Heptabase 裡面讀一篇新的 PDF ，然後把裡面萃取出來的知識概念加到某個自己既有的白板，再記下自己的想法。

Heptabase 提供了各種不同的能力（capabilities），隨著越來越熟悉這個軟體，就能夠把這些能力組合起來，而產生新的組合能力，並且透過這些能力來達成更多的目標。

無論是學習、研究、規劃、整理資訊、記下自己的靈感，我發現在 Heptabase 裡面做這些事情都很順暢，很容易進入心流的狀態，也很容易產生「自己又完成了某些事」的成就感。

另外，隨著卡片持續累積，再透過固定的視覺位置加強記憶後，也會有種「安心感」，知道自己累積的想法跟知識就在那個位置，很容易找到，也很容易被連結。

這是我使用過許多筆記工具、寫作工具以來，都少有的體驗，但在用了 Heptabase 之後，我一直感覺到自己有種被「賦能」的感覺，因為使用它，而產生了更多的可能性與收穫。

這篇文章只是一個起點，之後還會再介紹更多我覺得 Heptabase 獨到的特色與不同功能搭配的工作流，在那之前，你也可以參考看看官方 wiki 的各種詳細介紹，目前官方 Wiki 的每篇文章都有中文版本，裡面有許多文章是不需要使用 Heptabase 也受用的內容，非常推薦。

如果你有任何關於 Heptabase 的問題想詢問，可以直接寄信到 [email protected] ，或者透過 in-app support system 提問，我們非常樂意提供協助！

我很期待讀完這篇初步介紹文的你，也能體驗看看 Heptabase ，並且從中取得收穫，感受到它的價值！

備註：本文初稿完成於 2022.02.27，後續更新紀錄如下：
- 2024.11.02 大幅更新這一年來追加的新功能，並改寫部分段落。
- 2023.10.22 更新了 media element 的段落。
- 2023.09.30 大翻修，幾乎算是一篇全新的文章了。
- 2022.07.03 更新：重新翻修了一次本文，將比較舊的資訊刪除，重新調整了一些內容，
  新增了許多圖，也新增了 v0.161.0 版本更新的 Journal 功能介紹。
- 2022.06.21 更新：部分資訊根據目前 v0.160.0 版本的內容重新微調編輯一次。

#Heptabase #Learning

Last modified on 2024-11-02