圖片來源：DALL-E
打招呼
大家好，我又來更新了！
這次與上次宣布「復更電子報」的更新只隔了 11 天，看起來還不錯，對吧！
不過我覺得我應該可以繼續進步，讓我們繼續看下去！
讓他們清楚地知道你想幹嘛、你在幹嘛
本次電子報想分享兩篇文章的閱讀心得，我覺得兩篇雖然講的是不同事情，但背後有個相近的概念是：讓你在職場上的協作對象清楚地知道你想幹嘛以及你在幹嘛。
我自己非常欣賞能把這些原則時刻放在心上的工作夥伴，很慶幸我的職涯經過一段時間後，身邊都是能夠實踐這些原則的好夥伴們。
我深刻了解這些原則的好處與必要性，因此看到這兩篇文章能講得這麼清楚又有舉例，覺得很適合分享。
以下是本期的分享內容
Your Small Imprecise Ask Is a Big Waste of Their Time
這篇文來自 Stay SaaSy ，我看完以後記了三則筆記，分享在下面，不過我更推薦直接讀原文。
上級對下級不精準的詢問，會導致下級浪費不成比例的時間，甚至做出更糟的成品
在這種狀況下：
- 下級無法判斷上級的詢問目的或真實意圖，因此只能朝最認真的狀況假設，這時就會花上非常多的時間去執行。
- 下級不敢詢問細節，怕被認為沒有能力，因此即使這件事情沒有太多東西可以講，也會花額外的時間去填補廢物內容。
為了解決這個問題，上級在下達指令時，必須非常精確地描述他們希望對方做這件事要花的時間與努力程度。
上級在下達指令時，必須非常精確地描述他們希望對方做這件事要花的時間與努力程度
- 例如：請你做這件事，但請不要做超過 20 分鐘，我只需要你花 20 分鐘能夠產出的成果。
- 例如：我期待這件事在兩週內能夠完成，如果不行，或者你會需要延長，請務必提早跟我說。
如果可以描述自己需要這個東西的理由與場景是什麼，會更好。
例如：
- 我想要你幫我研究一下ＯＯＯ，因為我聽ＯＯＯ講起來好像很不錯。
- 我想要你幫我研究一下ＯＯＯ，因為我打算要跟投資人提一下這個可能性。
這兩種狀況需要投注的心力與認真程度是完全不同的。
反過來說，下級面對上級不精準的指令時，必須要盡量問清楚對方希望自己花的時間以及努力程度。
下級面對上級不精準的指令時，必須要盡量問清楚對方希望自己花的時間以及努力程度
- 例如：你希望我花多少時間研究呢？我評估大約要 30 分鐘，可以給你初步的幾個想法。
- 例如：你想要這個資訊的原因是什麼？你預計會用在什麼地方？
我覺得，如果對方不回答、回答得不清楚、甚至惱羞成怒覺得你不應該問他，那應該要盡量想辦法早點離開這樣的環境。
我覺得這三個原則都很值得放在心上，時刻檢視自己以及自己的上級是否有好好實踐。
根據我的理解，大部分的人可能落在這幾個狀況裡：
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你根本不需要分享給你的上級，因為他就是這樣做：
恭喜你，很棒！
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你覺得完全可以分享這篇文章給你的上級，跟他一起討論團隊的溝通協作有沒有可以更好的地方：
恭喜你，這個狀況也很棒！
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你不太想直接分享給你的上級，但下次遇到對方交代不清楚的狀況時，你覺得可以追問看看細節：
恭喜你，看起來你的上級也給你不錯的安全感，我覺得也很棒！
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你不太指望你的上級改變他模糊的指派方式，但你已經摸出一套規則，不會因此浪費自己太多時間：
我覺得這樣也不錯，或許這個狀況可以多提供自己預計會做什麼、會花多少時間做，讓對方發現跟他的理解有差異時可以提出，這樣也很好。
-
你的上級陰晴不定，且難以溝通，即使問了也可能朝令夕改：
快逃！
Why You Should Write Weekly 15-5s
這是來自 Eugene Yan 的文章：Why You Should Write Weekly 15-5s，他首先定義了什麼是 weekly 15-5 ，就是那些每週只要花你 15 分鐘去寫，然後別人只要花 5 分鐘就能讀完的每週紀錄。
他提到，這樣做的好處是：
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it provides visibility in a scalable way
可以用可擴展的方式提高自己的能見度。我對這句話的理解是，你不需要一個一個人 1on1 讓別人知道你在做什麼、你做了什麼，而是可以讓感興趣的人隨時都能看到。
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it tracks how productive (or unproductive) I’ve been
因為每週都有追蹤做的事情以及產出，這裡面會包含障礙、瓶頸、以及遇到的各種小摩擦，這些資訊有助於識別哪些事情會在未來拖累團隊。
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it documents all artifacts I’ve created or reviewed
你把你所有做過的東西與產出的結果都記下來，這讓未來的自己與別人都很好找。
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it earns trust
可以得到信任，因為團隊會知道自己做了什麼、自己沒做什麼是因為什麼原因，這也讓其他人能夠提供協助或幫忙檢核。
該如何啟動每週固定的 15-5？
他建議，可以開一個頁面在團隊共享的 wiki 或類似型式的地方，在每週工作日的結尾，開啟一個新頁面，總結你當週做的事。如果可以的話，記下你的關鍵決定（與原因）。
當你做了這件事，你會發現你下週該做什麼事也自然而然浮現了，如果有的話，也一起寫下來。
如果你想要，這時可以寄給你的主管或協作的同事，也可以讓他們自己決定要不要看或訂閱。重點是，讓他們知道他們隨時都可以花 5 分鐘看完你的更新。
我在大概一年多前就看到了這篇文，當時就有記了一些筆記，但一直沒有開始實踐。
這次看了第一篇文章，想到這篇，又重看了一次，決定開始實踐看看。
這次推動我開始實踐的原因是，我覺得這件事跟第一篇文章提到的概念類似，假設能交代清楚自己最近做了什麼、自己接下來打算做什麼，那麼對這件事有義務知情或感興趣的人們，就可以省下關心與追問的心力，快速進入更有意義的細節，這能節省雙方溝通上需要花費的時間以及降低理解的落差。
而且這件事從自己開始，應該更容易執行。
所以，就來做吧！
至於要怎麼做呢？我當然是打算把這些內容都記在 Heptabase 上！
我本來就會把每天做的事情記在 Heptabase 的 journal 上面，並且把每日的 journal 放到白板上面，因此很容易就可以看到自己這週做了哪些事。此時也可以記下重要的決策與回顧。
另外，假設在執行過程中有任何的待辦事項，現在也可以直接記在卡片裡，設定截止日期，並且透過 Task app 去追蹤。我想不到更適合做這件事的地方了。
（無情工商結束，謝謝大家 🥳）