DEVONthink 3 介紹 001-基本介紹

上一篇 Pin起來的Roadmap 裡面有講到,接下來這個部落格會慢慢介紹不同的生產力工具。
也會分成三個層次,有單純介紹分享、實際使用的初步心得、還有深度體驗後的分享,所以近期就從我工具箱裡五顆星的工具們開始介紹起吧!

這篇想介紹的,是被我定位為 第二大腦 的Mac軟體,DEVONthink 3


DEVONthink 是什麼?

*這是什麼類型的軟體?

DEVONthink 是一個蠻老牌的知識管理軟體,使用者可以在裡面儲存文件與資訊,管理檔案,撰寫筆記與文章等等,但這些只是基礎的功能,它還有諸如OCR掃描文件歸檔email信件強大的AI功能自動化工作等等功能,詳情請見後續介紹。

*在哪些平台可以使用它?

目前只有 macOS 系統可以使用 DEVONthink,而在 iOS 版本上則有比較簡單、行動版本的DEVONthink To Go。至於其他作業系統如 Windows 或 Android ,目前沒有,短期內應該也不會有。

*這是誰開發的軟體?

DEVONthink 是由德國的公司DEVONtechnologies, LLC開發的,最早的版本大概在2006年左右就出現了。


DEVONthink 的特色是?

*All in One 的 DEVONthink

對我來說,DEVONthink 的強大在於,在一個軟體裡,我就能夠滿足知識管理的三個階段各自需要的功能。(這邊先簡單假設是這三個階段,關於知識管理之後再討論)

三個階段分別是:

  1. 收集 (collect)
  2. 分類 (classify)
  3. 組織與輸出 (organize & output)

很多軟體或服務,可能都只能處理好其中某一個、或某兩個,只有少數的軟體服務,目的就是一次做好所有事,例如Evernote、Notion、OneNote等等。

接下來就一個階段一個階段簡單介紹。


階段一:收集 (collect)

*另一個 Finder

在 DEVONthink 裡面,可以儲存非常多種類的內容,可以把它想成是「另一個Finder」,一開始使用時,會需要在電腦上建立一個database,之後所有的文件、資訊、檔案,全部都會存放在這個database裡。

建立database以後,使用者就可以像使用Finder的方式一樣,把各種文件「丟進」或「輸入」到DEVONthink裡面,這樣做的效果就是實際上把檔案放到「另一個Finder」了。

但DEVONthink也提供了另一種方式叫做「index」,也就是「檔案實際上存在Finder裡,但狀態會在DEVONthink裡面同步。」

但除了基礎的、類似Finder的檔案管理功能外,DEVONthink 還有另外兩種「收集」的方式。


*Web Clipper

通常這類的知識管理軟體,必備的功能之一,就是網頁擷取

當我在瀏覽網路時,看到任何想要稍後閱讀的文章,或者是已經讀完,但想要自己保存下來的時候,就可以透過DEVONthink的 sorter功能擷取下來,而且還可以自己選擇要擷取的格式種類,共有9種類型:

  • 純文字 (Plain Text)
  • 富文字 (Rich Text)
  • 書籤 (Bookmark)
  • 格式化筆記 (Formatted note)
  • HTML Page
  • Markdown 格式文件
  • Web Archive
  • PDF文件(一頁式)
  • PDF文件(多頁式)

有時候有些網站的內容比較特別一點、比較難擷取,但DEVONthink這些類型中,幾乎都會有幾種,可以擷取下來。

我最喜歡的是用markdown格式擷取,這個以後再講,與自己的整個工作流有關。

DEVONthink的Web Clipper介面,圖片來源:DEVONtechnologies

*RSS 訂閱

除此之外,在DEVONthink裡面,還可以訂閱不同網站的RSS,也可以設定多久更新一次、要儲存多久等等,而這些自動擷取來的內容,在DEVONthink裡面就會變成一則一則的 .html檔案,可以方便的搜尋、檢索與轉換。

等於說,我不僅可以主動收集資訊,也可以被動自動接收資訊。


階段二:分類 (classify)

*檔案夾與標籤

在DEVONthink裡面,分類檔案的方式也有幾種,

它可以跟Finder一樣,透過「檔案夾」或者「智慧型檔案夾」的方式來分類,也可以透過 標籤 (tags) 來分類。

兩者的差別在於:

  • 檔案夾是「一對一系統」:任何一個文件,只能被放在「一個資料夾」,路徑是固定的,是某種樹狀的架構(但在DEVONthink裡面也可以用一種叫做replicate的方式,用分身存在不同資料夾)
  • 標籤是「多對多系統」:任何一個文件,都可以放置無數個標籤,而且標籤也可有層級關係,所以透過標籤可以把文件更靈活的管理。

但除了這兩種常見的分類方式,DEVONthink還有很厲害的「自動分類(Auto classify)」功能。


*自動分類(Auto classify)

在DEVONthink的介面裡,點開任何一個檔案,系統都會在 See Also 的介面中,自動秀出「關聯性最高的文件」,這個功能據我理解,是從「詞彙的相關性」去判定的,DEVONthink的AI會從每一份文件擷取出不同的詞彙、以及他們的出現頻率跟重要性,並給予權重分數。

比方說我現在這篇的關鍵詞彙可能是DEVONthink知識管理,所以它就會比對其他同樣有這兩個關鍵詞彙的文件,然後還會把「相關程度」由高到低排給我。

所以透過這樣的方式,即使在前面的檔案夾與標籤,完全沒有相關,只要講的是類似的事情,就可以用DEVONthink的AI功能快速找到。

而且最棒的事情是,這個功能會隨著資料庫的擴張,越來越強大。

右邊就是詞彙權重的呈現畫面,圖片來源:DEVONtechnologies

階段三:組織與輸出 (organize & output)

*組織

當我收集了許多資訊與文件,也妥善分類、甚至能夠自動分類後,
我就可以開始組織我的思緒與想法。

比方說,當我寫著這篇介紹文,我可以透過過往的收集,快速的找到我需要的參考資料、以及我曾經記下、儲存的各種「對於DEVONthink的心得感想」,

並且在DEVONthink內建的文字編輯器中完成這篇文章。

在這個過程中,DEVONthink提供的助力還有強大的搜尋系統內建的瀏覽器架構自訂範本功能,這些都能讓我快速進入思考的狀況、而快速組織思緒並進入寫作的狀態。


*輸出

除了在DEVONthink內建的編輯器寫作、寫筆記,
DEVONthink也提供了非常簡單使用的 Open with.. 功能,用更專門的軟體來處理檔案。

比方說我可以在DEVONthink的介面中閱讀PDF文件,我也可以直接透過DEVONthink,打開 PDF Expert來閱讀PDF文件。

寫作也是一樣,我可以快速打開 iA Writer或是Ulysses這些專門的文字編輯器,來處理文件。

而當我完成我的內容後,DEVONthink也可以輸出成多種格式,包含純文字、Word檔、PDF等等,在我看來只差了一個直接輸出到網站部落格的功能而已。(但也可以很快用複製貼上來處理)。

小結:以上這些只是匆匆一瞥,實際使用上,DEVONthink總是能一直帶給我驚喜,我也還沒掌握全部的功能(大概6成都不到),真的是一個非常強大的軟體。

至於它跟其他的知識管理軟體有什麼不同、各自優劣在哪、適用場景是什麼,就之後再來談。


DEVONthink 適合誰?

*DEVONthink 並不適合所有人

雖然前面講得很厲害(是真的很厲害),但我覺得DEVONthink並不是一個適合所有人使用的軟體。

它比較適合需要跟大量文字資料打交道的人,例如官方網站上就有下列這些類型的使用場景介紹,有興趣的可以自己看看!

  1. 律師 Attorneys
  2. 教育工作者 Educators
  3. 記者 Journalists
  4. 研究工作者 Researchers
  5. 學生 Students
  6. 作家 Writers

如果不是上面這些類型,但喜歡「大量收集與整理資訊」,或許也是蠻適合的(但這其實就是研究工作者了吧)。

尤其它的價格也不便宜,對預算可能比較緊繃的人來說,還有其他也蠻好的選擇。


*DEVONthink 的價格是?

從大約2020年開始,DEVONthink的mac版,簡化成三個版本,分別是:

  1. Standard ($99美金)
  2. Pro($199美金)
  3. Server($499美金)
    都有提供免費試用30天,若是學生的話也有教育價。

三個版本的差異,先講Server版本,它可以讓該版本的使用者,把自己的database分享給區域網路中的其他人使用(其他人不需要購買DEVONthink,可以透過WEB介面存取)。

而Server版跟Pro版的差異也只有這點,其他功能上,Pro版全部都有,詳細可以看官網的介紹 DEVONthink Editions

Pro版及Server版的差別,圖片來源:DEVONtechnologies

我自己是使用Pro版,而且我覺得蠻值得的。


*DEVONthink 值得這個價格的原因:

  1. 它是一個買斷制的單機軟體,若我理解沒錯的話,它會提供該版本號的完整後續更新,也就是說我現在買DEVONthink 3的話,到出第4代前,都是可以享有免費更新的。

    而如果在出4代前沒多久才買3代的人,根據過往的經驗,應該也可以享有不小的優惠(甚至免費升級),像我就是買2代沒多久就出3代,最後升級也時也有打折。

    從2006年到現在,DEVONthink也才出了3個主版本,基本上我是覺得價格看起來嚇人,但攤提後其實蠻不貴的。
  2. 它有許多功能完全打中我的需求,例如完全可離線使用自己的資料自己掌握加密database功能強大的AI功能,還有Index資料夾的功能,這些就以後有機會再來慢慢介紹。

這篇就先這樣,有疑問或心得或勘誤請不吝留言告知,或請來信 contact@pinchlime.com ,謝啦!

本文完成於 2021.01.24,相關圖片素材來自 DEVONtechnologies
Reproduced by permission of DEVONtechnologies

DEVONthink 3 介紹 001-基本介紹 有 “ 1 則迴響 ”

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s