DEVONthink 3 的基本介紹

發布於 2021-01-24 | 最後更新時間 2021-01-24

上一篇 Pin 起來的 Roadmap 裡面有講到,接下來這個部落格會慢慢介紹不同的生產力工具。
也會分成三個層次,有單純介紹分享、實際使用的初步心得、還有深度體驗後的分享,所以近期就從我工具箱裡五顆星的工具們開始介紹起吧!

這篇想介紹的,是被我定位為 第二大腦 的 Mac 軟體,DEVONthink 3

DEVONthink 是什麼?

這是什麼類型的軟體?

DEVONthink 是一個蠻老牌的知識管理軟體,使用者可以在裡面儲存文件與資訊,管理檔案,撰寫筆記與文章等等,但這些只是基礎的功能,它還有諸如_OCR掃描文件_、歸檔email信件強大的 AI 功能、_自動化工作_等等功能,詳情請見後續介紹。

在哪些平台可以使用它?

目前只有 macOS 系統可以使用 DEVONthink,而在 iOS 版本上則有比較簡單、行動版本的_DEVONthink To Go_。至於其他作業系統如 Windows 或 Android ,目前沒有,短期內應該也不會有。

這是誰開發的軟體?

DEVONthink 是由德國的公司 DEVONtechnologies, LLC 開發的,最早的版本大概在 2006 年左右就出現了。


DEVONthink 的特色是?

All in One 的 DEVONthink

對我來說,DEVONthink 的強大在於,在一個軟體裡,我就能夠滿足知識管理的三個階段各自需要的功能。(這邊先簡單假設是這三個階段,關於知識管理之後再討論)

三個階段分別是:

  1. 收集 (collect)
  2. 分類 (classify)
  3. 組織與輸出 (organize & output)

很多軟體或服務,可能都只能處理好其中某一個、或某兩個,只有少數的軟體服務,目的就是一次做好所有事,例如 Evernote、 Notion 、 OneNote 等等。

接下來就一個階段一個階段簡單介紹。


階段一:收集 (collect)

另一個 Finder

在 DEVONthink 裡面,可以儲存非常多種類的內容,可以把它想成是「另一個 Finder 」,一開始使用時,會需要在電腦上建立一個 database ,之後所有的文件、資訊、檔案,全部都會存放在這個 database 裡。

建立 database 以後,使用者就可以像使用 Finder 的方式一樣,把各種文件「丟進」或「輸入」到 DEVONthink 裡面,這樣做的效果就是實際上把檔案放到「另一個 Finder 」了。

但 DEVONthink 也提供了另一種方式叫做「 indexing 」,也就是「檔案實際上存在 Finder 裡,但狀態會在 DEVONthink裡 面同步。」

但除了基礎的、類似 Finder 的檔案管理功能外, DEVONthink 還有另外兩種「收集」的方式。


Web Clipper

通常這類的知識管理軟體,必備的功能之一,就是 網頁擷取

當我在瀏覽網路時,看到任何想要_稍後閱讀_的文章,或者是已經讀完,但想要自己保存下來的時候,就可以透過 DEVONthink 的 sorter 功能擷取下來,而且還可以自己選擇要擷取的格式種類,共有9種類型:

  • 純文字 (Plain Text)
  • 富文字 (Rich Text)
  • 書籤 (Bookmark)
  • 格式化筆記 (Formatted note)
  • HTML Page
  • Markdown 格式文件
  • Web Archive
  • PDF文件(一頁式)
  • PDF文件(多頁式)

有時候有些網站的內容比較特別一點、比較難擷取,但 DEVONthink 這些類型中,幾乎都會有幾種,可以擷取下來。

我最喜歡的是用 markdown 格式擷取,這個以後再講,與自己的整個工作流有關。

上圖為 DEVONthink 的 Web Clipper 介面,圖片來源:DEVONtechnologies


RSS 訂閱

除此之外,在 DEVONthink 裡面,還可以訂閱不同網站 RSS ,也可以設定多久更新一次、要儲存多久等等,而這些自動擷取來的內容,在 DEVONthink 裡面就會變成一則一則的 .html 檔案,可以方便的搜尋、檢索與轉換。

等於說,我不僅可以 主動收集 資訊,也可以 被動自動 接收資訊。


階段二:分類 (classify)

檔案夾與標籤

在 DEVONthink 裡面,分類檔案的方式也有幾種,

它可以跟 Finder 一樣,透過「檔案夾」或者「智慧型檔案夾」的方式來分類,也可以透過 標籤 (tags) 來分類。

兩者的差別在於:

  • 檔案夾是「一對一系統」:任何一個文件,只能被放在「一個資料夾」,路徑是固定的,是某種樹狀的架構(但在DEVONthink裡面也可以用一種叫做 replicate 的方式,用分身存在不同資料夾)
  • 標籤是「多對多系統」:任何一個文件,都可以放置無數個標籤,而且標籤也可有層級關係,所以透過標籤可以把文件更靈活的管理。

但除了這兩種常見的分類方式,DEVONthink 還有很厲害的「自動分類 (Auto classify)」功能。


自動分類 (Auto classify)

在DEVONthink的介面裡,點開任何一個檔案,系統都會在 See Also 的介面中,自動秀出「關聯性最高的文件」,這個功能據我理解,是從「詞彙的相關性」去判定的, DEVONthink 的 AI 會從每一份文件擷取出不同的詞彙、以及他們的出現頻率跟重要性,並給予權重分數。

比方說我現在這篇的關鍵詞彙可能是 DEVONthink知識管理 ,所以它就會比對其他同樣有這兩個關鍵詞彙的文件,然後還會把「相關程度」由高到低排給我。

所以透過這樣的方式,即使在前面的檔案夾與標籤,完全沒有相關,只要講的是類似的事情,就可以用 DEVONthink 的 AI 功能快速找到。

而且最棒的事情是,這個功能會隨著資料庫的擴張,越來越強大。

上圖為詞彙權重的呈現畫面,圖片來源:DEVONtechnologies


階段三:組織與輸出 (organize & output)

組織

當我收集了許多資訊與文件,也妥善分類、甚至能夠自動分類後,
我就可以開始 組織 我的思緒與想法。

比方說,當我寫著這篇介紹文,我可以透過過往的收集,快速的找到我需要的參考資料、以及我曾經記下、儲存的各種「對於 DEVONthink 的心得感想」,

並且在 DEVONthink 內建的文字編輯器中完成這篇文章。

在這個過程中,DEVONthink 提供的助力還有 強大的搜尋系統內建的瀏覽器架構自訂範本功能 ,這些都能讓我快速進入思考的狀況、而快速組織思緒並進入寫作的狀態。


輸出

除了在 DEVONthink 內建的編輯器寫作、寫筆記, DEVONthink 也提供了非常簡單使用的 Open with.. 功能,用更專門的軟體來處理檔案。

比方說我可以在 DEVONthink 的介面中閱讀 PDF 文件,我也可以直接透過 DEVONthink ,打開 PDF Expert 來閱讀PDF文件。

寫作也是一樣,我可以快速打開 iA Writer 或是 Ulysses 這些專門的文字編輯器,來處理文件。

而當我完成我的內容後,DEVONthink 也可以輸出成多種格式,包含純文字、Word 檔、 PDF 等等,在我看來只差了一個直接輸出到網站部落格的功能而已。(但也可以很快用複製貼上來處理)。

小結:以上這些只是匆匆一瞥,實際使用上,DEVONthink 總是能一直帶給我驚喜,我也還沒掌握全部的功能(大概6成都不到),真的是一個非常強大的軟體。

至於它跟其他的知識管理軟體有什麼不同、各自優劣在哪、適用場景是什麼,就之後再來談。


DEVONthink 適合誰?

DEVONthink 並不適合所有人

雖然前面講得很厲害(是真的很厲害),但我覺得 DEVONthink 並不是一個適合所有人使用的軟體。

它比較適合 需要跟大量文字資料打交道 的人,例如官方網站上就有下列這些類型的使用場景介紹,有興趣的可以自己看看!

  1. 律師 Attorneys

  2. 教育工作者 Educators

  3. 記者 Journalists

  4. 研究工作者 Researchers

  5. 學生 Students

  6. 作家 Writers

如果不是上面這些類型,但喜歡「大量收集與整理資訊」,或許也是蠻適合的(但這其實就是研究工作者了吧)。

尤其它的價格也不便宜,對預算可能比較緊繃的人來說,還有其他也蠻好的選擇。


DEVONthink 的價格是?

從大約2020年開始,DEVONthink 的 mac 版,簡化成三個版本,分別是:

  1. Standard ($99美金)
  2. Pro($199美金)
  3. Server($499美金)
    三者都有提供免費試用30天,若是學生的話也有教育價。

三個版本的差異,先講 Server 版本,它可以讓該版本的使用者,把自己的 database 分享給區域網路中的其他人使用(其他人不需要購買 DEVONthink ,可以透過 WEB 介面存取)。

而 Server 版跟 Pro 版的差異也只有這點,其他功能上,Pro 版全部都有,詳細可以看官網的介紹 DEVONthink Editions

我自己是使用Pro版,而且我覺得蠻值得的。


DEVONthink 值得這個價格的原因

  1. 它是一個買斷制的單機軟體,若我理解沒錯的話,它會提供該版本號的完整後續更新,也就是說我現在買 DEVONthink 3 的話,到出第 4 代前,都是可以享有免費更新的。

    而如果在出 4 代前沒多久才買 3 代的人,根據過往的經驗,應該也可以享有不小的優惠(甚至免費升級),像我就是買 2 代沒多久就出 3 代,最後升級也時也有打折。

    從 2006 年到現在,DEVONthink 也才出了3個主版本,基本上我是覺得價格看起來嚇人,但攤提後其實蠻不貴的。

  2. 它有許多功能完全打中我的需求,例如 完全可離線使用自己的資料自己掌握加密database功能強大的AI功能,還有 _Index資料夾_的功能,這些就以後有機會再來慢慢介紹。


本文完成於 2021.01.24,相關圖片素材來自 DEVONtechnologies
Reproduced by permission of DEVONtechnologies


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