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每天花 10 分鐘紀錄自己工時吧!

第 4 期 | 發布於 2022-03-06 | 最後更新時間 2022-03-06

最近剛好跟幾個人都聊到這件事,覺得蠻值得來分享一下。

我們公司的打卡系統除了上下班的時間外,還要求員工必須紀錄自己每天的工時用在哪個專案上以及做了什麼事情。

這些紀錄的需求還算單純,只需要簡單紀錄事項+時間就好,不用填寫具體內容或者跟什麼專案進度掛鉤。

從公司經營或者從 PM 控管專案進度的角度來看,這樣的紀錄有助於理解每個人在專案上面花費的時間,這樣一來只要設置好個別人力的成本以及專案的預算,就能夠概略抓出專案目前的收支狀況是否合理。

我一開始也覺得這個制度比較是對公司有利的制度,但近期漸漸意識到這麼做對我自己的幫助。

首先,對於一個新的需求,只要他可以跟之前做過的事情類比,我就可以快速估出可能需要花的時間。而實際執行後,也容易跟既有的紀錄比較,而抓出那個導致差別的變因是什麼。累積下來就能夠更有效率地評估一件事情大概要花多久才能完成。

再者,在跟其他人討論專案時,自己的評估內容會更可信,因為已經有了一定程度的資料累積,對方若想要詢問能否加速進行,自己也可以告知可能的變因是什麼,雙方就可以一起討論該怎麼處理這個變因。

而在效率面,長期累積紀錄的好處是能夠在一段時間後,檢視自己在做同質事務的效率有沒有提高(或有沒有提高的空間),或者是抓出自己可能在哪些事情上花太多時間,而得以有意識地降低這部分的工作時間。

這些都是我開始有意識地記錄自己的工時後感覺到的好處,換個角度想,假設我沒有這樣做,可能就比較沒有把握同時接下許多任務,也沒辦法迅速在其他人有需求時,給對方一個明確的下一步回應與預計時間。

推薦大家都可以試試看!但每天千萬不要花超過 15 分鐘紀錄這些東西,如果還要填表格、注意格式、甚至跑行政流程,反而會變成繁瑣累贅的事情。


Workflow

順著今天的話題,我自己紀錄工時的方式,主要是用最簡單的 Apple Notes 以及 Google Sheets 來做,步驟如下:

  1. 每天在 Apple Notes 開啟一個當天的記事,寫下日期與星期幾。(我會用 Keyboard Maestro 的熱鍵直接產生日期)
  2. 每當我完成某件事,就打開備忘錄的當日記事,記下該筆工作的時間。例如 0930-0945 安排今日待辦工作。然後在後面標注自己熟悉的單位,例如 15 (分鐘)或 0.25 (小時),我這樣做是為了打卡時提高紀錄的效率,同樣也有助於後續紀錄到 Google Sheets 的效率。
  3. 時間不用精確到分鐘,主要可以抓 10/20/40 分鐘(我用 0.15/0.35/0.65 小時紀錄) 以及15/30/45/60 分鐘這些單位,方便加總與換算。
  4. 每日工作完畢時,花5-10分鐘,把這些工作項目,分別記到自己定義的「不同工作類型」或「不同專案」的欄位,例如我們公司會分成:日常工作/會議/專案 A /專案 B 這樣,所以假設我今天在「安排待辦工作」花了15分鐘,在「製作會議紀錄」花了20分鐘,我就會在「日常工作」上面紀錄 0.25+0.35=0.6小時。
  5. 慢慢累積,就可以享有上面提到的各種好處了。

不過值得一提的是,雖然我有在用 Timing 這種變態的時間監控軟體,但我不會特別用它來紀錄我的工時,可能是因為 Timing 監控的是我當下在用哪個軟體或看哪個網頁,但我的工作時常會跨軟體進行,所以還是手動記錄更方便。但假設自己的工作能夠跟軟體明確綁定(例如開 Photoshop 的時間,或是寫 code 的軟體),那或許也蠻適合用那些監控軟體來更自動化紀錄。

最後,雖然紀錄了,但還是要每隔一段時間有意識地檢視,最好是可以跟同事或主管討論,以我自己的經驗,能夠好好討論工時用在哪、檢視有沒有更好的作法,而不是一直計較或責罵你怎麼做這件事做這麼久的人,都會是好的合作夥伴。


推薦文章

這次要推薦的是兩篇與 Zettelkasten 卡片筆記法相關的文章。最近一兩週開始大量使用我曾介紹過Heptabase 來進行卡片寫作,一方面是 Heptabase 在近期的更新後,這方面的功能越來越齊全。另一方面是從過年的連假以及這次 228 的連假,我也慢慢的把過去一兩年各種雜亂的筆記好好整理了一番。這時剛好看到兩篇寫的不錯的文章,推薦給大家:

  1. 如何高效实践卡片式写作?
  2. Zettelkasten卡片盒知识管理实践和反思

如果對於 Zettelkasten 或卡片寫作很陌生的人,或許可以先看第一篇就好(或者可以看看 The Introduction to the Zettelkasten Method這篇文的介紹),而第二篇則是有著更多實踐後的反思。

這邊簡單紀錄一下我看完最有收穫的兩個重點:

  1. 筆記一定要用自己的語言,以給別人講解的方式,把自己的見解用簡練的語言記錄下來。
  2. 要實踐好 Zettelkasten ,必須反覆打磨自己的 workflow ,並必須長期嚴格執行。

我自己覺得 Zettelkasten 並不容易執行,比 GTD 更沒成就感,也容易陷入一團亂的狀況,但現在漸漸有種「我入門了」的感覺後,好像開始感覺到它的威力以及吸引人的地方。

我自己具體的工作流以及更多的心得分享,就之後再來寫吧!


新東西分享

最近下載了 Raycast ,看起來是個類似於 Alfred 的「啟動器」類型工具,我還沒有仔細研究可以怎麼用,或者跟 Alfred 比起來各自的優缺點是什麼。

目前唯一用過的功能是匯率換算,例如直接輸入 Heptabase 的年費 83.88 usd in twd 就會跑出對應的台幣金額,比起以前用 Alfred 還要下載不同外掛方便許多。

感覺好好用的話可以節省更多花在繁瑣步驟上面的時間。

如果你有好的推薦文章或使用心得,也歡迎分享給我,感謝!!



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