知識管理工作流的核心目標是降低摩擦力

這兩年比較密集的接觸各種工具下來，覺得「知識管理」這件事的核心，是降低各種摩擦力。

例如：

記筆記的時候若能快速開啟紀錄視窗，而不用先選擇哪個資料夾、哪個標籤，記起來就會比較迅速流暢，想法也不會中斷。這是降低紀錄東西的摩擦力。

想找某一個檔案或某一段文字時能快速搜到，快速取用，原先想寫的東西想做的事情能繼續運作，這是降低搜尋的摩擦力。

有效率地將資訊分門別類、透過演算法推送、這是降低取得資訊的摩擦力。

在寫部落格文章時，如果不用特別去想分類、各種設定，這是在降低輸出時的摩擦力。

在過往，資訊跟資訊必須透過有意識的連結串連在一起，摩擦力比較高。但近幾年各種生產力工具出現後，讓人工串連資訊變得容易，甚至讓機器（演算法、AI）來負責串連，這就讓人取得及使用資訊的摩擦力降低了。

從上述角度來看，好的知識管理工具與生產力工具，通常都能夠降低人們在做某件事的摩擦力。

而有些不那麼好的生產力工具，表面上看起來可以降低摩擦力，但在一些細節的地方卻反而增加了。例如缺乏有效的教學或引導機制、塞入太多功能與選項，讓用戶產生太多不必要的選擇，這些都會讓用戶使用起來耗費多餘的心智，就稱不上是好的生產力工具。